51. В сельскохозяйственных организациях бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов должен обеспечить:

правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску ГСМ, топливных карт и талонов на ГСМ;

получение полных и достоверных данных о движении и остатках ГСМ на нефтескладах (кладовых) и местах заправки как в натуральном, так и в денежном выражении;

контроль за сохранностью ГСМ и талонов на ГСМ в местах хранения и на всех этапах их движения;

составление правильных и достоверных отчетов о движении и остатках ГСМ в местах хранения и заправки;

систематический контроль за использованием ГСМ и соблюдением норм их расхода;

контроль за сбором и сохранностью отработанных нефтепродуктов.

52. В целях получения достоверных данных о поступлении, расходе и остатках ГСМ руководитель организации и главный бухгалтер обязаны обеспечить надлежащий учет приобретения, приемки, хранения, выдачи и расходования всех видов указанных материалов независимо от способа расчетов с поставщиками.

53. Все ГСМ, поступившие в организацию (в т.ч. приобретенные водителями за наличный расчет), до 1-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, должны быть полностью оприходованы и отражены в бухгалтерском учете.

54. Бухгалтерский учет ГСМ в сельскохозяйственных организациях ведется на балансовом счете 10 "Материалы", субсчет 4 "Топливо". На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают наличие и движение горючего, смазочных материалов, газообразного топлива, других видов ГСМ, приобретенных или заготовленных для технологических нужд, эксплуатации сельскохозяйственных машин и транспортных средств, а также для выработки энергии либо для отопления зданий.

На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают и отработанные масла, другие нефтепродукты, слитые из двигателей, трансмиссии и других узлов тракторов, автомобилей и других машин, а также использованные в ремонтной мастерской на промывку запасных частей, узлов и агрегатов. При использовании ГСМ, полученных по талонам, учет их ведут также на субсчете 10-4.

Организация определяет самостоятельно систему аналитического учета в зависимости от конкретной производственной ситуации. Иерархию субсчета "Топливо" можно построить одним из следующих способов:

К балансовому счету 10-4 можно открывать аналитические группировки или субсчета второго уровня:

10-4-1 "ГСМ на складах" (внутри аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения);

10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" (внутри аналитический учет по видам);

10-4-5 "Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, газ по талонам" (аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения).

Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.

Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10-4 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.

ГСМ, как и другие материальные ресурсы, отражаются в учете по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость - это покупная стоимость (без учета НДС) и фактические затраты на приобретение и заготовление ГСМ.

В соответствии с ПБУ 5/01 к ним относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ГСМ;

Таможенные пошлины и иные платежи;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением ГСМ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены ГСМ;

Затраты по заготовке и доставке ГСМ до места их использования, в том числе:

расходы по страхованию груза при доставке ГСМ;

транспортные расходы по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором;

затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков ГСМ (коммерческий кредит) и т.п. затраты;

затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования ГСМ на складах организации;

общехозяйственные и иные аналогичные расходы, если они непосредственно связаны с приобретением ГСМ;

затраты по доведению ГСМ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включая затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных ГСМ.

Себестоимость приобретенного топлива и смазочных материалов организация может формировать в учете одним из двух способов:

1) сразу на счете 10 "Материалы";

2) по учетным ценам с применением счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Списание фактической себестоимости ГСМ на затраты, непосредственно связанные с производством продукции, производится одним из методов, отражаемых в учетной политике организации (по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО); по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)) в общеустановленном порядке по аналогии с другими материально-производственными запасами.

КонсультантПлюс: примечание.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-97), утв. Минтрансом РФ 29.04.1997, утратили силу с 1 января 2002 года в связи с истечением срока действия. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.

Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.

В документе Р3112194-0366-97 приведены базовые нормы расхода топлива для автомобильного подвижного состава, нормы расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается увеличение нормативного расхода топлива до одного процента от общего его количества, потребляемого автотранспортным цехом.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации);

2) норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

Для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;

Для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа;

Для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических;

Для газодизельных автомобилей - в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Списание ГСМ на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "ГСМ в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей").

Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет и подтвержденное документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 20 "Основное производство" или счета 23, 25, 26, 29 в зависимости от назначения израсходованного топлива.

Расчеты с подотчетными лицами - водителями по суммам денежных средств (банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ, отражаются в бухгалтерском учете по общепринятому порядку.

Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 и другие по назначению.

Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.

Основанием для списания бензина, дизельного и газового топлива на затраты производства являются данные путевых (учетных) листов и других документов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Накопительные ведомости принимают после сверки записей в них с данными путевых (учетных) листов.

Учет ГСМ, предназначенных для продажи за наличный расчет гражданам, осуществляют на аналитическом счете "Нефтепродукты для продажи". Синтетический и аналитический учет реализации нефтепродуктов по видам за наличный расчет ведут отдельно от нефтепродуктов, используемых для нужд производства.

55. На субсчете второго уровня 10-4-1 "ГСМ на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных) на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.

Основанием для записей по дебету 10-4-1 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально ответственными лицами. По кредиту 10-4-1 производится списание ГСМ с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных.

При этом дебетуются:

субсчета 10-4-1 "ГСМ на складах" и 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

56. На субсчете 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" учитываются талоны и топливные карты на бензин, дизельное, газовое топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

При приобретении ГСМ по талонам, топливным картам в безналичном порядке заключается договор купли-продажи со специализированной организацией, осуществляющей продажу талонов, топливных карт на нефтепродукты. По условиям договора продавец обязуется передать в собственность покупателя нефтепродукты, а покупатель - принять и уплатить за них определенную договором сумму. Количество и цену нефтепродуктов целесообразнее устанавливать не в самом договоре, а в приложениях или дополнительных соглашениях. Это связано с частыми изменениями цен на нефтепродукты. Оплата ГСМ производится авансом по безналичному расчету, что отражается бухгалтерской записью:

Дебет 60, субсчет "Авансы выданные" - Кредит 51 "Расчетные счета".

После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не установлена. Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Аналитический учет по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется на основании книги учета талонов на горюче-смазочные материалы, ведомости выдачи талонов на горюче-смазочные материалы и путевых листов. Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо. Движение талонов материально ответственным лицом регистрируется в специальной "Книге учета движения талонов на горюче-смазочные материалы" (по форме согласно приложению N 9) в количественном выражении по маркам и купюрам.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ.

Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с приложенными к нему приходными и расходными документами. Талоны выдаются водителям по Ведомости учета выдачи талонов на горюче-смазочные материалы (приложение N 1) . Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Ежемесячно организация-покупатель и организация-продавец ГСМ составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счет-фактуру с выделением НДС.

По полученному акту (отчету) бухгалтерия делает записи:

Дебет субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - на стоимость талонов, топливных карт, полученных от АЗС и других нефтесбытовых структур и сданных на хранение материально ответственному лицу. Выданные талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет заправщикам по аналитическим счетам субсчета 10-4-2;

Дебет 19-3 - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - отражен НДС, предъявленный продавцом в счете-фактуре;

Дебет 68 - Кредит 19-3 - уплаченный НДС принят к налоговому вычету;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - Кредит 60 субсчет "Авансы выданные" - зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных средств;

Дебет субсчета 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - Кредит субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - отражено поступление ГСМ в баки транспортных средств, и стоимость нефтепродуктов по талонам списывается с подотчета заправщиков на основании представляемых ими отчетов о движении нефтепродуктов (приложение N 5) ;

Кредит 006 - списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных водителями.

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет Отчет о движении талонов на горюче-смазочные материалы (по форме согласно приложению N 10) и представляет его в бухгалтерию в установленные руководством организации сроки.

57. На субсчете 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" учитывается бензин и дизельное (газовое) топливо, полученное водителями:

Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива рассчитывается стоимость указанных остатков топлива.

Стоимость остатков топлива в баках и талонов у водителей должна быть отнесена на уменьшение расходов основного, вспомогательного и т.п. производств, так как в дебет соответствующих счетов была записана вся стоимость топлива, приобретенного водителями и отпущенного со склада (без учета топлива, оставшегося в баках). Для этого делается запись: дебет субсчета 10-4 "Топливо" кредит счета 20 "Основное производство" и др. - на сумму стоимости остатков топлива в баках автомобилей и талонов у водителей, занятых на основном производстве. Аналогичные изменения производятся по другим счетам затрат на производство, на которые списывалось топливо.

КонсультантПлюс: примечание.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

57. Бухгалтерский учет бензина, газового и дизельного топлива на субсчете 10-4-3 ведется по организации в целом или с подразделением по отделениям, бригадам и т.д. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного (газового) топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости.

Остаток топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете 10-4-3, должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках и по талонам на топливо у водителей. Данные о наличии топлива в баках и талонах у водителей ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается с субсчета 10-4-3 в дебет счетов: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и других счетов, по принадлежности, - в зависимости от направления расходования топлива.

Основанием для списания бензина и дизельного (газового) топлива на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

58. На субсчете 10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" отражают отработанные нефтепродукты. Собранные и принятые на нефтесклад отработанные нефтепродукты приходуют с кредита счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26 и др.) по ценам возможного использования (продажи). По этим же ценам отражают и расход отработанных нефтепродуктов на внутрихозяйственные нужды.

59. Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, используемое на производственные и бытовые нужды, находящееся на складах и отдельно в местах его потребления (кроме жилых домов), а также газ по талонам учитывают на субсчете 10-4-5.

60. Вознаграждения, выплачиваемые за экономию бензина и дизельного (газового) топлива, относятся на счета по учету затрат производства: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и другие по принадлежности.

В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, для его личных нужд, списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением стоимости бензина или с прибавлением стоимости бензина к налогооблагаемому доходу водителя.

Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в организации. Исчисление сумм удержаний за перерасход или сумм премирования за экономию топлива должно производиться в соответствии с учетными данными о расходе топлива фактически и по нормам, действующим в сельскохозяйственной организации.

61. Сельскохозяйственные организации обязаны проводить инвентаризацию ГСМ (в том числе в баках транспортных средств, машин, механизмов) и талонов на ГСМ, а также текущие проверки и иные процедуры (включая сверку учетных данных, ведение учетных регистров и раскрытие учетной информации) в общеустановленном порядке, изложенном в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 г. N 26.

ГСМ: виды, характеристики

Горюче смазочные материалы (ГСМ)относятся к категории промышленных товаров, требования к качеству и процессу изготовления которых жестко регламентированы. Продажа ГСМ осуществляется, в основном, специализированными торговыми предприятиями.

Горюче смазочные материалы - это группа веществ, к которой относят автомобильный бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, применяющийся в качестве топлива, а также различные масла для карбюраторных и дизельных двигателей внутреннего сгорания. Большинство из представленных ГСМ являются продуктами нефтепереработки.

Бензин обладает способностью к воспламенению. Удельная теплота сгорания бензина составляет примерно 44 Мдж/кг. Различные марки бензина (АИ-76, АИ-92, АИ-95 и др.) получают путем смешивания компонентов, выделяющихся на разных этапах нефтепереработки либо с помощью добавок повышающих октановое число

Дизельное топливо состоит из керосиново-газойлевых фракций нефти. Различают маловязкое и высоковязкое дизтопливо. Первое применяется для высокооборотистых двигателей быстроходных машин, например, для грузовых автомобилей. Высоковязкое используют для моторов, работающих на малых оборотах, в основном, это - тракторы, производственное оборудование. Удельная теплота сгорания дизельного топлива - 42.7 Мдж/кг.

Сжиженный или сжатый газ, вырабатывают из природного газа. В основном он состоит из метана, но содержит и другие компоненты - бутан, пропан, водород и др. Газ обладает интересной особенностью: он воспламеняется только в том случае, если присутствуют его испарения в воздухе строго в концентрации от 5 до 15%. Самовозгорание может произойти лишь при нагреве до 650 градусов по Цельсию. Газ имеет удельную теплоту сгорания от 28 до 46 МДж/м³.

Каждый из видов топлива имеет свойственный ему уровень детонации, который обозначается октановым числом. Оно характеризует способность топливной смеси оказывать сопротивление самовозгоранию при повышении давления. Чем выше октановое число, тем лучше: горение стабильнее, выше стойкость к детонации, которая оказывает разрушающее воздействие на двигатель. Так, АИ-92 имеет октановое число равное 92, а метан - 107,5. Можно заключить, что использование газа вызывает меньший износ двигателя. Применительно к дизельному топливу фиксируется цетановое число, которое обозначает временной отрезок от момента впрыска топлива до начала его горения.

Масла для различных типов двигателей - это горюче смазочные материалы для ухода за подвижными элементами мотора. Они делятся на три большие группы - минеральные, синтетические и полусинтетические. Первые являются продуктом переработки нефти, вторые синтезируются искусственно, третьи представляют собой смешанные основы первых двух видов.

Моторное масло подбирается исходя из типа двигателя (на легковом, грузовом транспорте, спецтехнике используются различные модели моторов) состояния систем автомобиля, которые определяются пробегом и степенью износа. Также на выбор данных ГСМ влияют погодные условия.

Продажа ГСМ осуществляется в широком ассортименте и основным показателем, который оценивается при выборе того или иного масла, является его вязкость. По данному параметру эти горюче-смазочные материалы подразделяются на шесть зимних и пять летних классов. Они обозначаются 0W, 5W, 10W, 15W, 20W, 25W и 20, 30, 40, 50 и 60 соответственно. Чем выше число класса, тем большей вязкостью обладает масло. Существуют также всесезонные масла.

Использование некачественных ГСМ способно нанести вред механизмам и устройствам, поэтому лучше приобретать их у проверенных производителей и поставщиков.

Основные виды ГСМ

Оптимальные условия хранения ГСМ

Горюче-смазочные материалы относятся к категории относительно неприхотливых продуктов в плане условий хранения. Для них практически не требуется специального складского оборудования и систем регулирования температурного режима. Специальная организация мест хранения может иметь место в случае с летучими материалами или продуктами с низкой морозоустойчивостью.

Хранение на открытых площадках
При хранении горюче-смазочных материалов на открытых площадках следует учитывать колебания температуры воздуха, которые могут привести к изменению давления в емкостях, а также вероятность конденсации влаги, что может повлиять на качество ГСМ. Еще один важный момент - попадание дождевой или конденсированной влаги на поверхность тары: в этом случае может пойти коррозия и пострадать маркировка. Следует обратить особое внимание на расположение емкостей. Установка пробками вверх чревата просачиванием дождевой (или конденсированной) влаги внутрь бочки, что может негативно отразиться на ее содержимом. Не менее важен выбор поверхности, на которую должны устанавливаться емкости с ГСМ - это опять же связано с воздействием влаги на поверхность тары. Недопустима установка резервуаров с горюче-смазочными материалами на землю.

Хранение в складских помещениях
Эффективность и сроки хранения горюче-смазочных материалов во многом определяются характеристиками складского помещения. Специфика данного вида продукции предполагает определенные требования - как в отношении расположения склада, так и в плане его оснащения. Тем не менее, эти показания выполнить достаточно просто - хранение горюче-смазочных материалов не требует приобретения специального складского оборудования.

Особое внимание следует обратить на атмосферный режим складского помещения. Обязательное требование для хранения горюче-смазочных материалов - сухость склада. Повышенная влажность может спровоцировать коррозию металлических емкостей для хранения ГСМ и вызвать утечку их содержимого. В отношении температуры складского помещения следует помнить о том, что перегрев некоторых горюче-смазочных материалов может вызвать испарение их компонентов, а значительное превышение средней температуры чревато возгоранием смесей. Если помещение склада предусматривает возможность организации различных тепловых зон, то в более теплом секторе желательно располагать густые масла и смеси с содержанием воды.

Требования к емкостям для хранения ГСМ
Для хранения горюче-смазочных материалов, как правило, применяются специальные резервуары, покрытые изнутри эпоксидной смолой. Эти емкости конструируются с учетом циркуляции воздуха - резервуары оснащаются специальными клапанами, обеспечивающими доступ воздуха, но, в то же время, препятствующими попаданию влаги вовнутрь. Транспортировка ГСМ

Транспортировка ГСМ отличается повышенной сложностью организации и выполнения, так как огнеопасные грузы создают повышенный риск ДТП, а также угрожают окружающей среде. Для повышения безопасности необходимо правильно подобрать транспортные средства, емкости. Обязательным является оформление разрешительной документации.

Специально оборудованные цистерны для перевозки опасных грузов являются одним из наиболее подходящих транспортных средств. Особенно если необходимо перевезти ГСМ на сравнительно небольшое расстояние. В таком случае выбор иного транспорта не выгоден заказчику.

У некоторых групп нефтепродуктов условия перевозки и хранения существенно различаются. К таким относят:

жидкие - бензин, ДТ, печное топливо,

густые - мазут,

смазочные материалы (СМ),

Емкости для перевозки выбирают в зависимости от того, к какой группе относится ГСМ.

Цистерны для жидкого топлива

Оснащение цистерн для ГСМ контролируется ГОСТом 1510-84. Они должны быть снабжены нижними сливом и заливом, воздушными заглушками и системами контроля давления.

Заполняется цистерна не более чем на 95 процентов. С внутренней стороны стенки покрыты составом, который противостоит действию масла, бензина или пара. Кроме этого, вещество является электростатически безопасным. Регулярное техническое обслуживание цистерн осуществляется обязательно.

Если предстоит транспортировка небольшого объема нефтепродуктов, то применяются канистры или бочки, которые производятся из металла, полимерных материалов. Они грузятся и закрепляются на еврофурах подходящей грузоподъемности.

Емкости для перевозки густого топлива

Для транспортировки мазута также используются цистерны, оборудованные аналогичным образом. При необходимости применяются подогревающие устройства.

Вязкие материалы менее текучие, поэтому после слива в контейнерах возможен остаток. В соответствие с требованиями он не должен быть более 1 сантиметра. Действуют строгие правила по обеспечению безопасности: не принимается груз в таре с нарушенной герметичностью, без защиты от воспламенения и электростатики.

Контейнеры для СМ и битума

Горюче-смазочные материалы помещают в полимерные емкости, канистры, бочки и автоцистерны. В соответствии с ранее названным стандартом контейнеры выбирают и оснащают в зависимости от вязкости, температуры горения и вспышки, испаряемости масел.

Перед заполнением цистерны или иные емкости очищают. В сопроводительной документации обязательно указывают, какие смазочные материалы залиты в тару.

Для транспортировки битума применяют различные подогреваемые емкости. Если битум представлен в виде рулонов, может применяться упаковка из дерева, бумаги. Твердый ГСМ помещают в грузовой транспорт в пакетах, барабанах, мешках.

Похожая информация.

ГСМ – это обширное семейство нефтепродуктов, используемых в автомобильной и другой технике. К данной категории относят получаемое из нефти горючее, вещества узлов и агрегатов машин, а также жидкости специального назначения. Основным видом ГСМ считается топливо. На его долю приходится чуть ли не три четверти всех веществ, входящих в группу горючих и смазочных материалов.

Топливная составляющая ГСМ – керосин, авиационное топливо, дизельное топливо, бензин, и природный газ. В качестве смазочных материалов выступают пластичные смазки, трансмиссионные и моторные масла. В отдельную группу ГСМ часто выделяют охлаждающие и тормозные жидкости. Нужно отметить, что не все виды смазок, относящихся к ГСМ, имеют нефтяную природу: некоторые из них приготовляют из кремниевых соединений.

Топливо как вид ГСМ

Когда появились и стали широко использоваться двигатели внутреннего сгорания и дизельные установки, они потребовали для себя особых видов топлива. Исходным сырьем для него стала нефть и ее производные. Как дизельное топливо, так и бензин представляют собой сложную смесь из углеводородов и особых присадок, которые улучшают рабочие свойства ГСМ. Производство топливных смесей – сложный технологический процесс, включающий многоступенчатую переработку нефти и нефтепродуктов.

Чаще всего в быту и на производстве, где задействована автомобильная техника, приходится иметь дело с разными видами бензина. При его производстве стремятся найти баланс между способностью сгорать и устойчивостью к детонации. Изменяя состав компонентов топлива, его изготовители получают бензины, отличающиеся по детонационной стойкости, что находит внешнее отражение в маркировке конечного продукта и так называемым октановым числом.

Материалы для смазки

Смазочные вещества могут иметь самый разный состав, но предназначение их одно – устранять вредное трение между подвижными частями машин и механизмов, которые вынужденно соприкасаются во время работы. Современные стандарты предъявляют высокие требования к этой категории ГСМ. Выбирая смазку, обычно ориентируются на рекомендации производителей машин и учитывают научно выработанные спецификации. Масло для автомобиля подбирают с учетом типа двигателя и его мощности.

Особые требования предъявляются к смазочным составам, которым предстоит работать в системах с повышенным давлением. Там, где зазоры между соприкасающимися деталями составляют лишь сотые доли миллиметра, могут применяться только очищенные и исключительно однородные смазки, которые не имеют посторонних примесей и включений. Если пренебречь этим требованием, то агрегаты быстро выйдут из строя.

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов. Компенсация ГСМ

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д. Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание. Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию. Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию. Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор. Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Видео – Компенсации ГСМ за использование личных авто

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя. При этом все затраты по содержанию автомобиля ложатся на само предприятие.
Аренда, или получение во временное пользование как с экипажем, так и без него. В случае аренды транспортного средства без экипажа договор будет иметь чисто имущественный характер и в рамках договора будет установлена стоимость ежемесячной аренды. При аренде автомобиля с водителем договор приобретет смешанный характер, поскольку в его основу будут положены как имущественные, так и связанные с оплатой предоставляемых услуг отношения.

Пример приказа для выплаты компенсации за пользование личным имуществом сотрудника

Тип договора. Регламентация	Условия договора	Обязательства арендатора
Фрахтование транспортного средства с водителем (632 ГК)	В договоре устанавливаются: 1. Предмет договора. 2. Срок договора. 3. Ответственность сторон за выполнение условий аренды. 4. Размер оплаты за аренду а/м. 5. Размер оплаты услуг водителя	1. Расчет и удержание у источника выплат налогов на доходы физического лица. 2. Расчет и перечисление страховых и социальных взносов
Фрахтование без водителя	В договоре, помимо стандартных условий, устанавливается ежемесячный размер оплаты за аренду	Стандартные для налогового агента

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ). Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются. Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Компенсации за автомобиль и ГСМ

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях. Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника. Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила. Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92

Так, пределом не облагаемой налогом суммы прибыли, которая будет направлена на компенсирование, в соответствии со , станут:

Таким образом, налогооблагаемую прибыль предприятия можно снизить только на приведенные в таблице суммы. Затраты сверх этих лимитов не снижают налогооблагаемую прибыль предприятия. При выплате компенсации сверх лимита возмещение за ГСМ также относится к расходам на производство и реализацию, которые не снижают налоговую базу. Как учитывать выплаты компенсации

Оформление компенсационных сумм, как расходов, возможно только после фактической выплаты компенсации работнику.

Исходя из вышеизложенного, следует, что назначение компенсационных выплат выгодно предприятию. Только, если сумма компенсаций не превышает или ненамного превышает установленные лимиты. Если компенсации существенно выше лимитов, то с целью экономии на налогах стоит рассмотреть возможности взятия автомобиля в аренду.

Расчет компенсации за использование личного автомобиля. Пошаговая инструкция

При исчислении размеров компенсационных выплат учитывается множество факторов. Рассмотреть их будет легче на примере.

Иванов Г. откликнулся на вакансию экспедитора с личным автомобилем. В собственности Иванова имеется автомашина «Мицубиси Лансер» 1,6.

При составлении договора с обоюдного согласия сторон были установлены следующие выплаты:

Компенсация в размере 5000 р/месяц.
Покрытие расходов на ГСМ, в соответствии с Распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 года, из расчета 7,7 литров /100 км.

Порядок оформления и выплаты компенсации за использование в работе личного имущества

За первый месяц работы Иванов Г. проехал по служебным делам полторы тысячи км. О чем им был сделан отчет установленной формы и приложены чеки заправочных станций.

Расчет компенсации будет выглядеть следующим образом:

5000 рублей компенсация за использование автомобиля.
1500 км×7,7/100×40 рублей (средняя цена за литр) = 4620 рублей компенсации на топливо.
5000+4620=9620 рублей за месяц.

Итак, алгоритм получения компенсации за использование личного автомобиля складывается из следующих шагов:

Заключение договора с работодателем. В договоре должны быть оговорены сумма компенсации за автомобиль, расход топлива автомобилем, марка автомобиля, марка потребляемого бензина, периодичность выплаты за использование автомобиля.
Ежедневный учет проделанного километража и ежемесячный отчет по затратам на ГСМ на основании чеков АЗС.

Оформление правоотношений, связанных с эксплуатацией личного транспорта

Вопросы выплат компенсаций за эксплуатацию и амортизацию автомобилей регламентируются несколькими подзаконными актами, в частности, разъяснительными письмами Министерства финансов РФ от 16.05.1995 года и Министерства РФ по налогам и сборам от 02.06.2004 года. Письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 02.06.2004 года Часть письма Министерства Финансов РФ от 16.05.2005

Исходя из смысла данных документов, вопросы компенсационных выплат решаются в двустороннем порядке между нанимателем и работником.

При этом:

От предприятия требуется либо издание соответствующего приказа, либо заключение индивидуального договора с работником с указанием размера компенсационных выплат.
Выплата компенсаций осуществляется лишь на основании полной занятости а/м в производственной деятельности, а должностные обязанности сотрудника подразумевают постоянное пользование автомобилем. Таким образом, разовые компенсации не допускаются.
Сумма компенсаций подлежит выплате работнику ежемесячно.
За время простоя автомобиля по причине отпуска или болезни работника выплата компенсации не производится.

Информация об отражении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Таким образом, условия и размеры компенсаций должны быть нотифицированы. Либо в коллективном трудовом договоре, либо в индивидуальном трудовом договоре. Или в дополнительном соглашении к трудовому договору. Где бы ни были прописаны условия соглашения сторон, они должны включать в себя следующие номинации:

Реквизиты договаривающихся сторон.
Обязательные реквизиты договора – дату, место, номер и т.д.
Реквизиты автомобиля. Они включают в себя номер государственной регистрации, марку машины, год производства, VIN автомобиля, технические характеристики.
Сумму ежемесячных компенсационных выплат.
Способы компенсирования затрат на ТО и ремонт.
Способы учета километража.

Обычно договором предусматривается, что работник ежемесячно, не позднее установленного числа, будет представлять работодателю отчеты о километраже и затраченных ГСМ. Траты на ГСМ подтверждаются чеками автозаправочных станций.

Как подтвердить использование автомобиля

Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами установленной формы и отчетами о поездках. Пример путевого листа

Важно! Сколько бы ни потратил водитель на топливо, оплата будет производиться в лимитах, определенных распоряжением . Либо по предварительной договоренности между работником и работодателем.

Отчеты нужны для бухгалтерии и для того, чтобы работодатель не заплатил больше положенного.

Оспаривание размера начисленных компенсационных выплат

Компенсационные выплаты за эксплуатацию личного автомобиля носят гражданско-договорной характер и регламентируются Гражданским кодексом РФ. Поэтому оспаривание начисленной компенсации возможно лишь в случаях, когда сумма противоречит договору между работодателем и работником. Обычно все спорные вопросы можно легко выяснить в бухгалтерии предприятия. Если же работодатель нарушает условия договора умышленно. То по правилам гражданского права оспорить сумму начисленной компенсации можно только в судебном порядке.

Полезная информация

Учет расходов на горюче-смазочные материалы на предприятии: особенности бухгалтерского учета

Горюче-смазочные материалы - одна из статей расходов на содержание автомобилей, мотоциклетной техники или спецтехники предприятия, по которой требуется вести учет в установленном порядке. Бухгалтер предприятия, компании, организации или учреждения в обязательном порядке сверяет данные выдачи, фактического расхода и остатка ГСМ каждый месяц.

Для этого используются различные методы и способы, которые допускаются в соответствии с Налоговым кодексом. Расчет может проводиться по усредненной стоимости купленных нефтепродуктов и технических жидкостей, по себестоимости остатков, ФИФО, ЛИФО. Утвержденный метод расчетов в обязательном порядке должен быть указан в соответствующем приказе.

На предприятии, имеющем на балансе , расходы на горюче-смазочные материалы относятся к«Материальным затратам». В бухгалтерском учете покупка ГСМ отражается в счете 10«Материалы» (для бензинового или дизельного топлива - субсчет 3«Топливо»).

Различают несколько вариантов местонахождения приобретенных горюче-смазочных материалов:

На складах - это бензин, дизтопливо, пропан-бутан, моторные и иные масла, хранящиеся в складских помещениях.
Оплаченные талоны на топливо - имеются талоны, по которым был получен бензин, дизельное топливо и прочее.
Топливо в топливных баках транспортных средств, а талоны у водителя.

Чтобы упростить процедуру учета всех ГСМ для всего транспорта, стоящего на балансе предприятия, при ведении бухгалтерского учета применяются субсчета 2-го, 3-го порядка и т.д. В качестве примера: счет 10 «Топливо», субсчет «ГСМ на складе», субсчет «Дизельное топливо».

В бухучете расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобилей, отражаются в различных счетах в зависимости от того, для чего выполнялась перевозка: грузоперевозки для собственных нужд или поставки товаров в дилерские центры, магазины, служебные пассажирские перевозки и прочее.

Пример расходов на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля Быков Н.Г. в компании ООО «МебельПром», получил под предоставление отчета деньги наличными для приобретения горюче-смазочных материалов. Он предоставляет в бухгалтерию авансовые отчеты, отражающие реальные расходы на покупку, в качестве подтверждения также прикладываются первичные документы. Бензин списывается согласно путевым листам, которые сдаются в отдел бухгалтерии организации.

Для ведения количественно-суммового учета горюче-смазочных материалов компания «МебельПром» разработала и утвердила собственную форму лицевых карточек. Данные карточки открывают на каждого водителя компании.

На начало мая у водителя был остаток несписанного топлива в объеме 20 литров по цене 42 рубля за литр без учета НДС. 3 мая дополнительно было приобретено еще 20 литров бензина АИ-98 по цене 44 рубля за литр. По данным бортового компьютера автомобиля расход 1, 2 и 3 апреля составил соответственно 8, 11 и 11 литров.

В компании списание ГСМ осуществляется по скользящей средней себестоимости, рассчитываемой непосредственно на дату проведения операции.В бухгалтерском учете ООО «МебельПром» были выполнены проводки:

Дата	Приход		Расход		Остаток
Дата		Стоимость		Стоимость		Стоимость
Остаток на 01.05

336 рублей - списано по нормам 8 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 1 мая.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

462 рубля - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 2 мая.

Дебет 10-3 Кредит 71 субсчет «Быков»

840 рублей - оприходовано 20 литров бензина на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

484 рубля - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 3 мая.

Аренда транспорта

Транспортное средство или предоставляется во временное владение либо пользование на основании соответствующего договора, заключенного с физическим либо юридическим лицом. Обычно арендатор несет все расходы, вызванные эксплуатацией ТС, включая затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, технических жидкостей, других расходных материалов. По условию договора возможна смешанная оплата, включающая фиксированную арендную плату за пользование машиной или техникой и оплату расходов на содержание ТС. Вторая часть платы фиксированной не является и связана непосредственно с внешними факторами, техническим состоянием арендованного движимого имущества и т.д.

Если все расходы на эксплуатацию несет арендатор, то учет расходов на ГСМ в бухгалтерии выполняется аналогично ситуации с собственным транспортным средством, только машина учитывается не в основных средствах предприятия, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В соответствии с Налоговым кодексом РФ при расчете налогов арендная плата относится к прочим расходам. Для арендатора не имеет значения - берется в аренду ТС у физического или юридического лица. Зато для арендодателя важен статус. Так, для физ. лиц машина или иное транспортное средство, спецтехника, сдаваемая в аренду, облагается налогом. По ЕСН также идут различия - арендуется ли ТС с водителем (оператором) или без него.

Так как машиной пользуется непосредственно организация, то на весь срок аренды выписывается путевой лист. Стоит отметить, что по статье 253 пункта 1 подпункта 2 Налогового кодекса РФ организация вправе включать потраченные денежные средства на содержание, техническое обслуживание и эксплуатацию основных средств и прочего имущества, включая движимое, используемого в производстве, в расходы по сниженному налогообложению. Это касается и топлива, масел и технических жидкостей, приобретаемых для автомобиля, взятого в аренду.

Арендовать легковые, или спецтехнику выгодно в следующих случаях:

Требуется проведение определенного рода работ, для которых приобретение машин или техники в собственность нецелесообразно с экономической точки зрения.
Временный вынужденный простой собственного парка машин и техники при необходимости срочного выполнения работ - грузоперевозки по договору на поставку стройматериалов, выполнение строительных, дорожно-ремонтных работ.
Необходимость в проведении разовых работ - к примеру, требуется погрузчики, колесные бульдозеры на 1 смену.

Безвозмездное пользование транспортным средством: особенности отражения расходов по договору ссуды

Помимо собственных и арендованных машин возможно получение ТС по договору безвозмездного пользования (ссуда). Одна сторона передает второй легковую, грузовую машину или самоходную спецтехнику. Вторая сторона должна вернуть ТС в оговоренные сроки в том же состоянии, в каком оно было получено, учитывая нормальный износ на протяжении всего срока эксплуатации. Передавать машину по ссуде может как собственник (физическое или юридическое лицо), так и лицо, уполномоченное действовать от имени собственника.

Договор ссуды предполагает возврат не такого же, а того же транспортного средства. Поэтому при заключении договора детально указываются все сведения о машине или технике - номера агрегатов, техническое состояние и прочее. В соответствии с Гражданским кодексом организация не может передать транспорт учредителю, руководителю и другим лицам на руководящих, контролирующих должностях в этой же организации.

По ссуде все расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание, диагностику, ремонт и сервис автомобиля несет непосредственно ссудополучатель, хотя отдельные условия стороны могут указать в договоре. Опять же, расходы ссудополучателя на перечисленные выше операции способствуют уменьшению налогов на прибыль. Аналогично с арендой, расходы на топливо и другие горюче-смазочные материалы несет непосредственно предприятие, выступающее в роли ссудополучателя.

Для налоговой отчетности ссуда относится к безвозмездно оказанным услугам, и указывается во внереализационных доходах. Организация сама определяет стоимость с учетом рыночной стоимости аренды аналогичного по марке, модели, классу, году выпуска и техническому состоянию транспортного средства.

Выплата компенсаций сотрудникам за пользование личным авто для работы

Сотрудники предприятия или организации, компании в соответствии с условиями и соглашением с руководителем могут использовать личный транспорт в служебных целях. Так технологу предприятия для контроля производственного процесса необходимо совершать поездки в отдельные цеха, заводы, расположенные в пределах города, в соседних города или областях. Или менеджеру для оценки эффективности труда либо решения организационных, коммерческих вопросов регулярно приходится ездить по филиалам, супермаркетам сети или магазинам, принадлежащим компании. В таких случаях сотрудник имеет право на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях.

Нередко встречаются ситуации, когда размер выплаты складывается из установленной Правительством Российской Федерации нормы и расходов на топливо. Естественно, такой подход не отражает реальных затрат, которые несет работник при эксплуатации собственной машины не в личных целях. Нормативно компенсация включает в себя расходы на пользование машиной (износ, ГСМ, техобслуживание, сервис, ремонтные работы, шиномонтаж).

Компенсация выплачивается только, если непосредственная деятельность (прямые обязанности по трудовому договору) сотрудника связана с регулярными поездками по работе. В противном случае требовать компенсировать понесенные расходы работник не имеет права, если не сможет доказать, что ТС использовалось в служебных целях.

Порядок выплат компенсаций и другие моменты, связанные с возмещением расходов, изначально были указаны в письме Минфина РФ от 21.07.1992 № 57. За прошедшее время нормы выплат существенно изменились, но общие положения остались действующими, поэтому бухгалтерам предприятий, компаний и организаций, практикующих выплату компенсаций, настоятельно рекомендуется ознакомиться с данным документом.

Сумма, выплачиваемая сотруднику, напрямую зависит от того, как часто личная машина применяется для разъездов в служебных целях. В эту сумму включаются все расходы, которые несет владелец транспортного средства - не только бензин или дизельное топливо, пропан-бутан, но и моторное, трансмиссионное масла, технические жидкости, проведение техобслуживания (плановое ТО1, ТО2 и т.д.) и сервиса.

Соответственно, для расчета выплачиваемой компенсации используется следующая формула:

Ск = А + Т + ТО + Р

Ск - общая сумма компенсации,
А - амортизация или износ автомобиля, соответствующий пробегу (физический износ агрегатов, узлов и деталей машины на 1 км пути),
Т - непосредственно стоимость бензина или дизтоплива, а также группы горюче-смазочных материалов,
ТО - стоимость технического обслуживания конкретного авто с учетом марки, модели, модификации и года выпуска,
Р или ТР - ремонт/текущий ремонт (стоимость ремонтных работ для устранения поломок, дефектов или неисправностей, повреждений, возникших в ходе служебного пользования ТС).

Компенсация начисляется на основании соответствующего приказа руководителя предприятия, компании.

Отметим, что компенсация:

Начисляется каждый месяц в фиксированной сумме без учета календарных дней.
Не начисляется, если в заданный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и личный автомобиль для служебных целей не использовался.

Объективную сложность в расчете выплачиваемой компенсации представляет определение степени интенсивности пользования личным транспортом. Так, работник может указать определенный расход топлива и пройденный километраж при служебной поездке, но заехать на обед или по другим личным делам. Соответственно, вычислить, какие расходы понес владелец ТС именно на поездку по служебным, а какие - по личным целям, не представляется возможным.

Как вариант, на предприятии можно утвердить разъездную ведомость или её аналог, по которой можно будет судить о реальных затратах на эксплуатацию и обслуживание личной машины, используемой для рабочих поездок.

Для предприятия денежные средства, выплачиваемые в виде компенсации, относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для сотрудника компенсация в пределах установленных норм подоходным налогом не облагается, хотя налоговые органы относятся к этому вопросу иначе.

Расходы на горюче-смазочные материалы одновременно с выплатой компенсации не учитываются при расчете налога на прибыль, так как личный автомобиль не относится к служебному транспортному средству.

Ведение учета ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3»: основные способы и тонкости операций

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в компании ведется с использованием автоматизированных программных комплексов «1С». Рассмотрим подробнее, как учитываются расходы на ГСМ в бухучёте в «1С: Бухгалтерия 8.3». Для этого выделим основные этапы для приобретения и списания горюче-смазочных материалов за наличные и для учета топлива по путевым листам.

Приобретение/списание за наличные

При учете ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3» отражают 3 операции: выдача наличных работнику на покупку топлива, оприходование и списание по путевым листам.

Выдача денег . Для выдачи необходимо оформить денежные средства в подотчет. Для этих целей во вкладке «Банк и касса» выбираем «Кассовые документы» и потом «Выдача». В качестве вида операции следует указать «Выдача подотчетному лицу». Заполняются все поля формы, в том числе автоматически (значения берутся из справочников). По завершению заполнения традиционно осуществляется проводка («Провести») с формированием Расходного кассового ордера и сама проводка. Печатную форму РКО можно получить, нажав на кнопку «Печать».
Оприходование . Работник получил деньги, купил на них ГСМ и предоставил в бухгалтерский отдел авансовый отчет. Теперь необходимо оприходовать бензин в программе. Во вкладке «Касса и банк» следует перейти в «Авансовый отчет». Далее создается отчет с указанием подотчетного лица, других данных, включая сведения из «Выдачи денег». Во вкладке товары выбирается созданная до этого позиция (например, «Бензин АИ-98»). Счет учета - 10.03. В зависимости от того, как и кем была совершена продажа и покупка бензина, указывается 18% НДС или без налога на добавленную стоимость. При необходимости после проведения документа можно ознакомиться с бухгалтерскими проводками, формируемыми автоматически.
Списание . Операции по списанию проводят в соответствии с заполненными путевыми листами. Оптимальным вариантом для этого является использование готового документа «Требование-накладная», а не «Операция, введенная вручную». Необходимо перейти в «Производство», а затем создать новый документ. Далее заполняется стандартная форма. Единственное, что в «Материалах» потребуется добавить требуемые ГСМ, указать количество по путевому листу и счет (Топливо - 10.03). Не забудьте заполнить все поля вкладки «Счет затрат».

Учет по топливным картам

Если предприятие покупает бензин или дизельное топливо по топливным картам, то процесс учета ГСМ будет иным, чем при приобретении за наличные. Бухучет горюче-смазочных материалов выполняется в следующей последовательности:

Предоплата . Предварительно потребуется осуществить предоплату продавцу (поставщику) бензина или дизтоплива. Перейдите в раздел «Банковские выписки» вкладки «Банк и касса» и нажмите «Списание» для того, чтобы списать требуемую сумму с расчетного счета.
Топливная карта . Поступление топливной карты осуществляется посредством документа «Поступление» в «Покупках». Создается новый документ «Поступление товаров» с указанием данных по документации поставщика. Далее необходимо добавить номенклатуру «Карта топливная» и указать данные по поставщику и топливу. При проведении операций с НДС проводится регистрация и последующая проводка документа.
Принятие горюче-смазочных материалов . Обычно ближе к последним числам месяца поставщики указывают данные о поставленном по факту бензине или дизтопливе. Принятие ГСМ осуществляется посредством «Поступления товаров» по счету 10.03 с указанием всех реквизитов поставщика.
Списание . По путевым листам выполняется списание на расходы в соответствии с израсходованным бензином. Если бензин списывается на иные нужды, отличные от производственных, то операция проводится аналогичным образом, но счет будет 91.02.
Контроль остатков . Учет оставшегося топлива выполняется посредством оформления ОСВ из закладки «Отчеты». ОСВ формируется по заданным параметрам.

Важность учета топлива на предприятиях

В рыночных условиях при высокой конкуренции в большинстве сфер деятельности определяющим фактором становится не только качество товаров или услуг, но и их стоимость. Себестоимость продукции или оказываемых услуг с использованием (легковых, грузовых авто, спецтехники) напрямую зависит от рационального использования материальных ресурсов, а именно - горюче-смазочных материалов.

Расход бензина или дизельного топлива, моторного масла, а также масла в гидравлике машин и спецтехники, проведение регулярного техобслуживания и текущего ремонта авто требует затрат, которые учитываются на предприятии и отражаются при ведении бухгалтерского, налогового учета. Наличие ошибок в отчетной документации, несоответствии бухгалтерских проводок реальным расходам на горюче-смазочные материалы приводит к снижению эффективности деятельности предприятия, проблемам с бухучетом, налогообложением.

Контроль осуществляется как по закупленному топливу, так и фактически истраченному с учетом путевых листов. Именно путевые листы остаются эффективным способом отслеживания полученного и израсходованного бензина, дизельного топлива при пользовании транспортным средством непосредственно в служебных, а не личных целях.

Необходимо проводить объективную оценку расходов на ГСМ с учетом всех факторов. Так, нормы расхода бензина или дизтоплива составляются с учетом дорожных, климатических условий, особенности поездок (грузоперевозки, пассажирские перевозки), специфики движения (в условиях города с частыми пробками, светофорами, на трассе, в смешанном цикле). Общий расход топлива включает не только израсходованный бензин на пробег, но и топливо на транспортные работы, обкатку машины после проведения ремонта и техобслуживания. Зимой учитываются надбавки, поскольку реальное потребление топлива возрастает.

Группа горюче-смазочных материалов включает в себя:

Топливо - бензин, дизтопливо, пропан-бутан, метан.
Масла - моторное, трансмиссионное, ГУР и другие.
Пластичные смазки , используемые для деталей, узлов и агрегатов ТС.
Тормозная жидкость .
Охлаждающие и другие технические жидкости , необходимые для работы систем, узлов и агрегатов автомобиля, специальной техники.

Помимо топлива все указанные выше ГСМ меняются или доливаются при каждом техническом обслуживании. По завершению текущего ремонта (ТР) также потребуется замена тех или иных ГСМ. Реже требуется доливка жидкостей и масел в процессе эксплуатации - в зимний период или в случае, когда возрастает интенсивность пользования транспортным средством.

Объем работ по техобслуживанию и текущему ремонту напрямую зависит от пробега транспортного средства или спецтехники, климатических, дорожных условий, года выпуска и фактического износа машин. Если для легковых автомобилей, используемых в личных целях, периодичность проведения ТО регламентируется заводом-изготовителем и является постоянной величиной (каждые 12 месяцев или 15 000 км пробега), то для автопарка на балансе предприятия, включающего также и спецтехнику, обязательно применяют корректирующие коэффициенты - категории условий работы и природно-климатических условий.

От своевременного и полноценного техобслуживания зависит исправность техники, машин. Все расходы на проведение ТО и ТР, покупку соответствующих горюче-смазочных материалов также отражаются при ведении учета в организации.

Логично, что полностью до нуля бензин в баке ни один водитель, работающий на предприятии, использовать не будет - в противном случае это чревато проблемами и неисправностями топливной системы, системы подачи топлива и других систем, агрегатов. Оставшееся в баке топливо относится к переходящему на следующий учетный период остатку, который отражается в субсчете «Бензин в баках авто».

Обратите внимание , что различие стоимости затрат по горюче-смазочным материалам в бухгалтерском и налоговом учете для налогоплательщиков по ПБУ 18/02 чревато налоговыми обязательствами.

Грамотно организованный, соответствующий действующим нормам и требованиям Налогового, Гражданского, Трудового кодекса РФ учет расходов на горюче-смазочные материалы - один из основных факторов успешного ведения материально-хозяйственной деятельности предприятия. И от того, как осуществляется бухучет ГСМ, во многом зависит эффективность содержания и эксплуатации собственного автопарка или парка техники, арендованных или полученных в безвозмездное пользование машин, спецтехники.