Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.

Письмо должно быть идеальным во всем. Даже малейшее несоблюдение правил может навредить вашему авторитету или престижу фирмы.

В краткой форме предлагаем ознакомится с главными правилами деловых писем и более подробно остановимся на заключительной части официального письма.

Вам понадобятся:

Главные правила деловых писем

1. Оформляя письмо, помните, что выражаете не собственный взгляд, а выступаете от имени юридического лица (учреждения, организации или предприятия).
2. Вы обязаны четко представить результаты, которых нужно достичь с помощью этого письма, и эффективно использовать все возможности текста.
3. Четко определите план изложения, выделив информацию на вступление, основную часть или концовку.
4. Во вступлении, после обращения, подготавливаем адресата к восприятию. Это может быть краткое изложение событий, обусловивших возникновение документа. Основная часть содержит изложение сути проблемы с необходимой аргументацией (объяснение, цифровые расчеты, ссылки на законодательные акты).

Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует.

Часть концовки - приложения

Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.

Способы оформления приложений:

1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 5 стр., в 3 экз.

2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.

Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.

3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:

Приложение: согласно списку на … стр.

Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.

Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц.

Вежливость и корректность - основа концовки

Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.

Наиболее употребляемые примеры завершения:

1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:

Еще раз благодарим Вас …

Позвольте еще раз поблагодарить Вас …

Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …

Спасибо за помощь …

2) Выразить надежды:

Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …

Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …

Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …

Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …

Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …

3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):

Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…

Мы будем рады сотрудничать с вами …

Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …

4) Просьба:

Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…

Просим Вас срочно сообщить …

Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …

Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …

5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …

Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …

Прощание

1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:

С уважением…

С уважением и наилучшими пожеланиями…

С искренним к Вам уважением…

Желаем успехов.

2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):

Искренне Ваш…

С наилучшими пожеланиями…

С благодарностью и наилучшими пожеланиями.

Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции!

Английские особенности завершения писем

1. Обычно заканчивают официальное письмо так: Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью, указывая под ней вашу фамилию и должность.
2. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять делать предположения относительно вашего пола, потрудитесь написать свое имя полностью, то есть не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Подпись

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

• Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
• соглашения подписывают представители договаривающихся.

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Директор (подпись) С.П.Антонюк

Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»

(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.Котов

Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!

Печать

На некоторых документах, для закрепления юридической силы, ставят оттиск печати: договора, указы, заключения, .Оттиск должен захватывать часть наименования должности и личную подпись.

Дата

Дату ставят ниже подписи слева.

Официальное письмо датируют днем его подписания или утверждения руководителем учреждения.

Существует общепринятый порядок датировки:

1. Элементы даты пишут в одной строке тремя парами арабских цифр в порядке последовательности: день, месяц, год;
2. если порядковый номер дня или месяца является числом первого десятка (от 1 до 9), то перед ним ставят ноль: 03.01.15 .
3. Слово год, сокращение г . не ставят.

• По окончании, проверьте письмо на грамматические ошибки и проследите, нет ли ничего лишнего.
• Дайте прочитать письмо коллеге или, если возможно, руководителю. Взгляд со стороны поможет определить недостатки, которые могли бы не заметить.
• Не забудьте указать свой телефон/адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
• Кроме общих универсальных требований и правил оформления, надо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности оформления.

Помните, что не все документы имеют полный перечень перечисленных выше реквизитов, а только определенный набор тех, которые обеспечивают юридическую силу и полноту именно это типа документа.

Удачных вам сделок и желаемых ответов!

Частые "вопросы-ответы"

Что приятного написать в конце делового предложения?

Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

Что писать в конце письма "с наилучшими пожеланиями" или "с уважением"?

Однозначно, "с уважением", нужно придерживаться делового стиля общения.

Что обычно пишут в конце письма, если просят скорее ответить?

В деловом письме в этом роде ничего не пишут.

Что написать в подписи электронного письма: "с уважением" или "с наилучшими пожеланиями"?

"С уважением".

Чем заменить подпись "с уважением"?

" При всем уважении", "С почтением".

Чем закончить письмо-презентацию?

Поблагодарить за внимание.

Как по-другому написать "хотел бы уведомить"?

"Хотел бы сообщить", "известить", "проинформировать", "объявить", "довести до сведения".

Фраза: "Закончу свой отчет словами", правильная?

Нарочитая вежливость может выглядеть исключительно невежливо. Как этого избежать? Делимся советами экспертов в области этикета.

Хватит писать «С наилучшими пожеланиями!» в конце письма. Да, выглядит эта подпись безобидно. Вы и в самом деле желаете респонденту только хорошего. Но времена меняются, и подобные формулы вежливости стали избыточными.

По данным исследователей из Университета Пенсильвании, которые изучали вопрос с 2003 года, социальная норма изменилась сравнительно недавно. Сейчас лишь 5% электронных писем оканчиваются такими пожеланиями. Чаще приписывают «Спасибо!» или «С уважением!» .

Электронная почта получила широкое распространение в 90-х, и большинство пользователей сразу же оставили формальности - и формулы вежливости в конце сообщений. По словам тренера по бизнес-этикету Барбары Пэтчер, «Это было больше похоже на записки». На веб-странице Los Angeles Times социолог Калифорнийского Университета Нейл Шмеглер прогнозирует, что с развитием электронных технологий бумажная переписка окончательно уйдет в прошлое.

Но со временем электронные письма взяли на себя функции бумажных, и люди вернулись к знакомым нормам деловой переписки. Пэчтер говорит: «Сложилась целая иерархия заключительной подписи». Так что же выбрать? «С уважением»? Дурной штамп. «Сердечный привет»? Чересчур эмоционально. «Спасибо»? Хороший вариант, но его часто выбирают там, где благодарность вообще не требуется. «Искренне, ваш» - вы действительно от всей души, искренне прикрепляли каждый из этих файлов?

Проблема «всего наилучшего» в том, что оно вообще ничего не говорит респонденту. Консультант по бизнес-этике Джудит Каллос считает: «Это бессмысленная формула речи, употребляемая, когда нечего сказать». Другие эксперты не столь категоричны: они называют ее «безобидной», «корректной», «приличной» или «никакой». Лиз Данзико, директор в PR-агентстве NPR говорит: «Недавно „Всего наилучшего“ выражало, как правило, вежливое невнимание - но сейчас это может означать завуалированную обиду или угрозу».

«Наилучшими пожеланиями» испещрены письма, написанные несколько веков назад. В англосаксонской традиции штамп появился в 1922 году. Согласно Oxford English Dictionary, этому способствовал Фрэнсис Скотт Фицджеральд, который написал литературному критику Эдмонду Уилсону «Зельда шлет тебе наилучшие пожелания». Формула получила широкое распространение и завершила свою жизнь лишь в конце 1968 году, когда Ларри Кинг получил официальное послание, оканчивавшееся «Всего хорошего, Билли». Такие письма напрягали уже тогда, и даже острый на язык Ларри Кинг сказал, что это слишком фамильярно.

Формулы вежливости укоренялись в языках столетиями. В 1922 году Эмили Пост, один столпов науки этикета, писала:

«Англичане начали избавляться от украшательств в письмах еще в XVIII веке. Они ограничились „Искренне ваш“».

В эпоху интернета традиция сохраняется. Люди избегают как фамильярности, так и выражений привязанности и используют как можно более нейтральные формулировки в окончании письма. По данным опроса, 75% людей предпочитают «Спасибо!» или «Удачи!». Впрочем, многие признают, что и это не лучший выбор, - но вынуждены соблюдать новую социальную норму.

Если не «с наилучшими пожеланиями», то как?

Да никак. Вообще не используйте вежливые формулы в подписи. С распространением сервисов типа Slack и электронная почта стала похожа на мессенджеры. Барбара Пэтчет считает: «Е-мэйлы стали менее формальными». Теперь в письмах друзьям или хорошим знакомым заключительные формулы не употребляют - считается, что это такой же архаизм, как голосовые сообщения. Формулы вежливости лишь замедляют переписку. Лиз Данзико комментирует: «Люди так не разговаривают». Она сама в конце электронных писем - деловых и личных - ставит точку. Без подписи.

Подпись «с уважением» в конце письма - стандартная формула вежливости. Всегда ли нужно заканчивать письмо этой фразой? Как правильно писать ее на русском и английском языках? Разберем на примерах.

Скачайте материалы по теме:

Как закончить деловое письмо с уважением к адресату

В официальной переписке не бывает случайных фраз. Стилистика требует от автора лаконичности и тщательного подбора слов. Заключительные фразы закрепляют положительные эмоции, выражают уверенность и признательность одновременно. Четко оформленная подпись помогает поддерживать , способствует достижению цели. Уважайте собеседника и составляйте текст так, чтобы его было приятно читать. Вежливость в сочетании с профессионализмом говорят о компетентности специалиста.

При составлении официального послания помните, что вы выступаете от имени всей компании. Секретарь должен быть корректен, так как представляет своего руководителя. Соблюдение общепринятых правил деловой переписки формирует положительный имидж компании в глазах партнеров и клиентов.

Официальная переписка всегда имеет конкретные цели. Назначение определяет структуру текста. В общем случае текст разбивают на несколько смысловых частей: вступление, изложение проблемы, аргументация и заключение. Каждая часть выполняет определенные задачи. Вступление, например, подготавливает к восприятию основных мыслей. Заключение - выражает просьбы и надежды , уверяет в дальнейшем партнерстве.

Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации

Обратите внимание! Для каждой из задач существуют общепринятые формулы. Заканчивая письмо вежливо, вы показываете, что уважаете партнера, настраиваете его на положительные эмоции и оставляете приятное впечатление.

Как пишется «с уважением» в конце письма

Единый регламент деловой переписки и приведение ее к общим стандартам характерно для крупных компаний. Дизайн фирменных бланков , форма «автографов» в конце сообщения становятся частью корпоративной культуры, элементом стиля. Будь то бумажное или электронное сообщение, соответствие единому стандарту - показатель внимания к деталям и важным тонкостям.

В деловой переписке существует несколько видов заключительных фраз. Их выбор зависит от того, хорошо ли вы знакомы с адресатом. Для примера, подпись «с уважением» в официальном письме имеет нейтральный характер . Если вы хотите акцентировать на чем-то внимание партнера или еще раз напомнить ему о просьбе, используйте сдержанные фразы:

• Искренне Ваш...
• С искренним уважением...
• С наилучшими пожеланиями...

Выбирая заключительную формулу вежливости, постарайтесь обойтись без фамильярностей. Помните о том, насколько хорошо вы знакомы с человеком, которому пишете. Если знакомство формально, придерживайтесь официальной стилистики.

Ответ подготовлен совместно с редакцией электронного журнала «Справочник секретаря ».

Отвечает Мария БЕЛЬДОВА,
с. н. с. ВНИИДАД, эксперт в области документационного обеспечения управления

Чего мы ждем, отправляя письмо партнеру или клиенту? Чтобы наша информация, даже негативная, произвела благоприятное впечатление на адресата и вызвала ответное действие или решение. Этого можно достичь, если вы соблюдали правила этикета переписки, правильно оформили письмо и подготовили текст высокого качества. Ваш текст должен быть умеренного объема; содержать необходимые аргументы и четкие формулировки и обладать структурой, которая наилучшим образом передает информацию.

Прием 1. Отделите главное от второстепенного

У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

«С уважением» в конце письма: с запятой или без

Завершающую форму вежливости приводят в конце текста. Ее помещают на одной вертикали с датой, по правой стороне. От основного текста фразу отделяют два–три интервала. Чуть ниже располагают реквизит «Подпись» , включая в него наименование должности составителя, его личную подпись и расшифровку. Такое расположение соответствует нормам ГОСТа 6.30-97, определяющего требования к оформлению документов. Если сообщение оформлено на должностном бланке или имеет частный характер, название должности и расшифровку подписи не ставят.

Вопрос о том, как писать в конце письма «с уважением»: с запятой или без, не имеет однозначного ответа. Оба варианта допустимы. Отсутствие знака может быть воспринято как небрежность и даже безграмотность. С другой стороны, по правилам пунктуации эта запятая ставиться не должна. С точки зрения русской грамматики знак избыточен. Слова «с уважением» не являются вводным оборотом, а подпись - обращением. Эта фраза подразумевает, что «Это письмо написал с уважением к вам N.N.». Как и в ней, в сокращенном варианте запятая по правилам не ставится.

Почему же на практике она встречается так часто? В правилах переписки на английском, немецком и других европейских языках этот знак обязателен. Фраза «с уважением» в конце письма на английском отделяется не только графически, но и пунктуационно. Со временем, хоть это и грамматически ошибочно, правило вошло в нормы русского языка.

Заключение письма: образец написания фразы «с уважением»

Как написать «с уважением» в деловом письме на английском

Правила делового общения в английском языке во многом схожи с принятыми в России. В конце адресата благодарят за уделенное время и выражают намерение продолжить переписку. Также используются общепринятые фразы: «с уважением», «с признательностью», «с наилучшими пожеланиями». После с новой строки указывают фамилию и имя составителя, а также его должность. Разберем на примере: как подписать письмо на английском «с уважением…»

Таблица 1. Заключительные формулы вежливости в английском языке

Умение тактично и корректно употреблять стандартные фразы-клише - показатель уровня профессионализма и знания языка. В английском письме фраза «с уважением» может быть выражена по-разному. Составляя текст для иностранного партнера, учтите все факторы и выберите наиболее подходящий перевод.

Как правильно подписать письмо: «с уважением» и другие формулы вежливости

При составлении послания отправитель должен руководствоваться не только общепринятыми стандартами, но и правилами хорошего тона. Если вы пишете незнакомому человеку, и обращение имеет строго формальный характер, используйте устоявшиеся выражения. Стилистика деловой речи строго ограничивает выбор фраз.

Если же дело касается электронной переписки или общения с хорошо знакомыми людьми, от жестких канонов можно отступить, оставаясь при этом вежливым и корректным. Разберем несколько примеров заключительных фраз, допустимых в менее формальном общении.

Таблица 2. Использование альтернативных заключительных выражений