Предприятие собирается ремонтировать основные средства. Как это документально оформить, чтобы подтвердить расходы в бухгалтерском и налоговом учете? Обязательно заполнять типовые формы? Или можно использовать для оформления самостоятельно разработанные документы?
Текущие ремонты ОС нужны для поддержания объекта в рабочем состоянии, устранения мелких неполадок и замены отдельных изношенных деталей.
При капитальном ремонте объем работ намного больше: например, осуществляют полную разборку агрегата, замену изношенных деталей, узлов оборудования. Если это здание, могут менять конструкции, инженерные системы. По сравнению с текущим ремонтом капитальный ремонт является более сложным.
Работы по модернизации, достройке, реконструкции ОС, приводящие к увеличению первоначально ожидаемых выгод от их использования или срока полезного использования, называются улучшениями ОС. Такие улучшения требуют вывода объектов из эксплуатации на время проведения работ, который оформляется приказом. Кроме того, ремонт может проводиться силами самого предприятия или с привлечением подрядчика (сторонней организации). От этого тоже зависит набор оформляемых документов.
Прежде чем начать ремонт, объект осматривают. На основании осмотра составляются ведомости дефектов (дефектный акт, дефектная ведомость) отдельно на каждый объект, подлежащий ремонту (текущему или капитальному). Ведомости дефектов оформляет механик (электрик или другой компетентный специалист) подразделения предприятия. В такой ведомости указывается объем и характер работ, наименование деталей, требующих замены. На основании такой информации предприятие имеет возможность рассчитать стоимость ремонтов, а также проконтролировать объем выполненных работ и списанных материалов.
Отметим, что единой типовой формы ведомости дефектов нет, существуют разные формы:
- форма № ВЗСГ-6 «Ведомость дефектов на ремонт машины» (приложение 6 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Мин-агрополитики от 21.12.07 г. № 929). В п. 2.5 данных Методрекомендаций сказано, что эту форму рекомендуется применять для учета установленных дефектов сельскохозяйственной техники (комбайнов, тракторов, сеялок, плугов и пр.);
- типовая форма № М-17 «Акт об обнаруженных дефектах оборудования» (утверждена приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193, далее – Приказ № 193). Данный акт составляют на дефекты, обнаруженные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудовlния;
- Де фектный акт (приложение к письму Госкомитета по строительству и архитектуре и Госкомитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 24.02.05 г. № 7/8-134, № 4/3-260). Применяется при проведении ремонтов жилья, объектов социнфраструктуры и благоуст-ройства;
- форма 5 «Ведомость дефектов» (приложение к ГСН В.2.3-6-2002, утвержденным приказом Госстроя от 07.05.02 г. № 83). Используется для проведения ремонтов мостов и труб.
Конечно, ваше предприятие может использовать самостоятельно разработанную форму ведомости дефектов. Вышеуказанные формы – не универсальные.
После окончания работ составляется ведомость выполненных работ , где указываются вид и на-именование работ, услуг, инвентарный номер ОС, количество и цена использованных ТМЦ. Материалы, которые были использованы:
- при ремонте собственными силами предприятия – списываются на основании типовой формы № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов» или лимитно-заборной карточки типовых форм № М-8 или № М-9 ;
- при строительстве объектов – списываются на основании лимитно-заборных карточек типовых форм № М-28 и № М-28а.
Все вышеупомянутые типовые формы утверждены Приказом № 193.
Приемка объекта после окончания ремонта, реконструкции и модернизации оформляется типовой формой № ОЗ-2 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (утверждена приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352). Образец заполнения акта типовой формы № ОЗ-2 на с. ?? спецвыпуска.
Акт составляется:
- в одном экземпляре – если ремонт осуществлялся силами самого предприятия;
- в дву х экземплярах – если к ремонту, реконструкции или модернизации объекта ОС привлекалось стороннее предприятие.
В графе «Изменения в характеристике объекта, вызванные реконструкцией, модернизацией» приводятся, например, такие данные: изменение технологического назначения объекта (его отдельных частей), изменение предельных нагрузок на объект, появление новых качеств у объекта, повышение технико-экономических показателей объекта (его отдельных частей), увеличение срока полезного использования, улучшение качества выпускаемой продукции, замена морально устаревшего или физически изношенного оборудования новым, более производительным и т. д. Эти данные заносятся также в технический паспорт, инвентарные карточки, регистры аналитического учета объектов ОС.
Раздел «Сдал» типовой формы № ОЗ-2 заполняется и подписывается представителем цеха, ответственного за проведение работ, или представителем подрядной организации. Раздел «Принял» заполняется и подписывается представителем цеха, принимающего ОС после проведения работ.
Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.
Если ремонтом будет заниматься сторонняя организация, следует заключить договор подряда , на основании которого и будут проводиться ремонтные работы. По окончании ремонта подрядчик составляет примерные формы № КБ-3 «Справка о стоимости выполненных работ» и № КБ-2в «Акт приемки выполненных работ» . Данные формы приведены в приложении Т к Национальному стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, утвержденному приказом Минрегионстроя от 05.07.13 г. № 293. Отметим, что примерные формы № КБ-2в и № КБ-3 составляются для определения объемов подрядных работ и проведения расчетов за выполненные работы в строительстве. Эти документы составляются в двух экземплярах, их подписывают представители подрядчика и заказчика.
Работы по ремонту, выполненные сторонней организацией, не связанные со строительством объектов (например, ремонт оборудования, автомобиля), принимаются на основании акта выполненных работ.
При использовании материалов заказчика для ремонта подрядная организация составляет типовую форму № М-23 «Акт об израсходованных давальческих материалах» (утверждена Приказом № 193). На основании этой формы происходит списание материалов, переданных подрядной организации. В форме указывается перечень материалов с номенклатурными номерами.
Таким образом, вот вам краткая памятка по ремонтам:
- ре монты осуществляются согласно ведомости дефектов;
- отпуск материалов, необходимых для проведения ремонта (запчасти, строительные материалы), оформляется лимитно-заборными карточками;
- приемка отремонтированных объектов осуществляется на основании типовой формы № ОЗ-2;
- первичным документом, подтверждающим затраты на осуществ ление ремонта подрядной организацией, является акт выполненных работ. Его форма законодательно не утверждена, поэтому предприятия имеют право использовать самостоятельно разработанную форму, но с указанием в ней всех обязательных реквизитов, предусмотренных нормативными актами;
в строительной отрасли стоимость ремонта и факт его выполнения подтверждаются примерными формами № КБ-2в и № КБ-3.
| ТОВ «Пелюстка» (підприємство, організація) | Типова форма № ОЗ-2 Затверджена наказом Мінстату України від 29.12.95 р. № 352 |
|||
| Ідентифікаційний код ЄДРПОУ | 012345678 | Код за УКУД | ||
| ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Нікольський О. М. (підпис, ім’я, по батькові, прізвище) |
||||
АКТприймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об"єктів
| номер документа | дата складання | код особи, яка відповідає за збереження основних засобів | код виду операції |
| 31.03.15 р. |
| Цех, відділ,дільниця, лінія | |||||||
| рахунок,субрахунок | код аналітичного обліку | рахунок,субрахунок | код аналітич-ного обліку | інвентарний | заводський |
||
| Цех № 2 | |||||||
По заказу № height="25" src="file:///C:%5CDOCUME~1%5CVLADIM~1%5CLOCALS~1%5CTemp%5Cmsohtml1%5C01%5Cclip_image001.gif" v:shapes="_x0000_s1026" width="85">
Вантажопідіймальний кран
(найменування об"єкта)
знаходився в плановому/неплановому ремонті (реконструкції, модернізації)
Передбачені відомістю дефектів роботи по ремонту (реконструкції, модернізації) виконані повністю /не повністю
По закінченні ремонту (реконструкції, модернізації) об"єкт пройшов випробування та зданий в експлуатацію.
Дата 31.03.15 р.
Формат А5
Зворотна сторона форми № ОЗ-2
Зміни в характеристиці об"єкта, що визнані реконструкцією, модернізацією
Замінено вантажний канат, що не призвело до збільшення строку корисного використання
Здав Нач. цеху № 1 Головко Головко А. П.
Прийняв Нач. цеху № 2 Купріянов Купріянов О. О. (посада) (підпис) (прізвище, ім"я, по батькові)
ДОВІДКА
1. Кошторисна вартість фактично виконаного обсягу робіт: грн.
Керівник відділу Засадко О. М.
Головний бухгалтер Калина Е. О.
Законодательные положения, регламентирующие работу с обязательной документацией, были введены в 1993г. В 1998-м по Постановлению Правительства РФ подверглись изменениям унифицированные формы первичных документов. Также были внесены некоторые дополнения. Все поправки касаются непосредственно порядка заполнения, оформления и скрепления актов и журналов при осуществлении действий с ККМ на предприятиях, занимающихся торговой деятельностью, предусматривающей движение наличных средств. Сегодня всего девять таких документов.
Виды документов ККМ
№ КМ-1. В обязательном порядке данный акт составляется при регистрации счетчиков ККМ и переводе их показаний к нулевому значению. Документ оформляется комиссией в присутствии налогового инспектора, руководителя торгового предприятия, гл. бухгалтера, старшего кассира, операциониста, и скрепляется их подписями. Один из двух экземпляров направляется в организацию, занимающуюся обслуживанием ККМ. Как заполнить КМ-1 >>
№ КМ-2. Акт, составляющийся, когда снимаются показания счетчиков при направлении ККМ на ремонт или в другую организацию для дальнейшей работы. Попутно заполняется накладная. При оформлении присутствуют и своими подписями документацию скрепляют: руководитель предприятия, налоговый инспектор, старший кассир, операционист и представитель обслуживающей организации. Строго на следующий день после передачи ККМ в ремонт, акт и накладная поступают в бухгалтерию. В кассовый журнал вносится соответствующая запись. Как заполнить КМ-2 >>
№ КМ-3. Акт, фиксирующий возврат покупателям финансовых средств по неиспользованным чекам. Также данный документ составляется при оформлении возврата и ошибочно пробитых чеков, которые после погашения наклеивают на отдельный лист и сдают в бухгалтерию предприятия вместе с актом. Документацию оформляют и визируют члены комиссии, руководитель, менеджер отдела, старший кассир и операционист. В акте указываются номера чеков и суммы на которые они были пробиты. Выручка предприятия уменьшается, о чем в кассовый журнал делается соответствующая запись. Как заполнить КМ-3 >>
№ КМ-4. Кассовый журнал. Документ заполняется ежедневно и используется для ведения отчетности о приходных и расходных операциях по движению наличных средств. Журнал должен быть обязательно прошитым и пронумерованным, скрепленный печатью и подписями: руководителем предприятия, его гл. бухгалтером и налоговым инспектором. В случае, когда требуется исправление ошибочно внесенной записи, оно должно быть завизировано руководителем, гл. бухгалтером и операционистом. Стандартные записи заверяют кассир и администратор. Обнаруженные излишки или недостача также фиксируются, и в журнале делаются записи в соответствующих графах. Как заполнить КМ-4 >>
№ КМ-5. Кассовый журнал. Документ, аналогичный № КМ-4, но для кассовых аппаратов, функционирующих без операциониста. Как заполнить КМ-5 >>
№ КМ-6. Справка-отчет операциониста. Составляется ежедневно непосредственно кассиром-операционистом и содержит сведения о показаниях счетчиков. Вместе с приходным ордером справка-отчет сдается старшему кассиру (возможно, руководителю) в конце рабочего дня. Если наличные сдаются сразу в инкассацию, это отражается в отчете. Сумма выручки за произведенными вычетами подтверждается менеджером (заведующим) отдела. Справка-отчет скрепляется подписями ст. кассира и руководителя. В дальнейшем она является основополагающей в составлении сводного отчета. Как заполнить КМ-6 >>
№ КМ-7. Документ (сводная таблица), содержащий сведения о показаниях счетчиков ККМ, а также о выручке предприятия за рабочий день — приложение к справке-отчету. Оформление проводится ежедневно старшим кассиром. Затем документация: справка-отчет, акты, приходно/расходные ордера сдаются в бухгалтерию. В форме содержатся данные по каждой ККМ и суммы выручек по каждому отделу, заверенные подписями зав.отделами, ст. кассира и руководителя предприятия. Как заполнить КМ-7 >>
№ КМ-8. Журнал, в котором ведется учет всех обращений в обслуживающую организацию и вызовов специалиста на объект. Происходит это, когда проводится плановые мероприятия по техническому обслуживанию ККМ и при непредвиденных поломках, устранить которые самостоятельно кассир не в состоянии. Данный документ заполняет представитель обслуживающей организации (мастер). Журнал хранится у руководителя или его заместителя. Все записи скрепляются подписями мастера и ответственного лица предприятия, в чьем ведении работа ККМ. Как заполнить КМ-8 >>
№ КМ-9. Акт, составляющийся при проверке наличных финансовых средств. Подобная проверка может произойти в любой момент (таков порядок), ее результаты заносятся в акт, который подписывается представителем контролирующей структуры и лицом, ответственным за движение денежных средств. Итог проверки доводится до сведения руководителя предприятия. Сам документ составляется в 3 экземплярах. Один из них направляется в налоговую, второй — в бухгалтерию, а третий остается у ответственного лица. Как заполнить КМ-9 >>
Помимо того, что заполнение унифицированных первичных форм обязательно согласно положениям действующего законодательства, при их своевременном и верном оформлении у предприятия никогда не возникнет проблем с налоговой инспекцией.
Потребовать документацию могут в любой момент. В случае, если таковая не будет предоставлена, наступает ответственность в виде административного штрафа. Положение регулируется КоАП РФ.
Организация должна тщательно задокументировать все операции по . Это важно, чтобы доказать налоговикам, что восстановление основных средств является ремонтом, а не модернизацией или реконструкцией. При ремонте расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. При модернизации и реконструкции понесенные расходы увеличивают первоначальную стоимость основного средства.
Обоснование необходимости ремонта
Организации желательно обосновать необходимость ремонта ОС. Для этого подойдут документы, подтверждающие выявленные неисправности и предложения по их устранению. Например, акты о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств или дефектные ведомости.
Если ремонт выполняется хозяйственным способом, то документ составляется в единственном экземпляре. Если ремонт выполняется подрядным способом, все участники ремонта должны получить и подписать свой экземпляр документа.
Если объект еще не принят к учету в качестве ОС, то нужно составить акт о выявленных дефектах, например, по форме № ОС-16.
Передача ОС в ремонт
Если ремонт объекта выполняется хозспособом на своем обычном месте, то никаких документов оформлять не нужно.
Если ОС для ремонта перемещается в ремонтный цех организации,то надо оформить накладную на внутреннее перемещение , например, по форме № ОС-2.
Если ремонт выполняет подрядчик, передачу ОС оформляют актом о приеме-передачи объекта в ремонт в произвольной форме. Акт будет являться доказательством передачи ОС подрядчику.
Приемка ОС из ремонта
Независимо от способа выполнения ремонта, по его окончании необходимо составить акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств , н апример по форме ОС-3.
Подписывают акт члены и председатель комиссии, которые принимают ОС после ремонта и ставят свое заключение. Также подписи ставят передающая и принимающая стороны. Акт утверждает руководитель организации и он передается бухгалтеру. Бухгалтер на основании акта делает отметки о проведенном ремонте в инвентарной карточке (инвентарной книге).
Если были отремонтированы здания, сооружения, помещения, то необходимо составить акт приемки по форме № КС-2 и справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3.
Если во время ремонта были заменены детали, то нужно оформить в произвольной форме акт о замене запчастей основного средства .
Инструкция
В основе любых ремонтно-строительных работ лежит проект. Он состоит из чертежей, схемы коммуникаций, вариантов использования отделочных и прочих материалов и т.д. Составляет такой проект архитектурно-строительная организация. Объем и сложность работ, квалификация проектировщика - вот что повлияет в итоге на цену документа. Готовый проект обойдется значительно дешевле индивидуального.
Другой важный документ - договор подряда. Он закрепляет отношения между заказчиком работ и их исполнителем. Такой договор важен тем, что он определяет меру ответственности каждой из сторон. В договоре подряда указаны сроки выполнения этапов ремонта, качество работ и порядок оплаты. Также оговаривается стоимость необходимых материалов. Договором подряда регулируется и размер неустойки. Как правило, он составляет 0,2-0,6% от общей суммы за каждый день просрочки. Размер предоплаты обычно составляет 50%.
Следующий документ - это смета. Именно на основании сметы производится расчет суммы заказа на ремонт помещений. Так как этот документ очень важен, нужно отразить в нем не только состав и стоимость ремонта. Нельзя забывать, что любой ремонт начинается с подготовительных работ. Под этим обычно подразумевается ликвидация прежних материалов и даже частей помещения. Удаление старого линолеума, демонтаж окон и дверей - все это затраты, которые нужно учитывать заранее. Случается, что уже в ходе ремонта требуется вид работ или материалы, которые не были внесены в свое время в смету. За это придется платить отдельно. Подрядчик не обязан выполнять работы, не оговоренные в перечисленных документах.
Материалы, используемые в ходе ремонта, должны быть отмечены в ресурсной ведомости. Здесь имеет значение все: от их общего количества до цвета, марки, фактуры и т.д. На первый взгляд это несущественные моменты. Но если на каком-то этапе цвет или качество отдельных элементов не устроит заказчика, ему будет достаточно проблематично предъявить претензии исполнителю.
На каждом этапе ремонтных работ составляется акта приемки. Иногда приходится привлекать к этому специалистов. Например, электрик управляющей компании принимает выполненную работу по монтажу электрической проводки. По окончании всего ремонта составляется общий акт сдачи-приемки. К нему обязательно должны прилагаться акты приемки скрытых работ. Сюда относятся работы по демонтажу или монтажу коммуникаций, теплоизоляция, окрашивание и антикоррозийное покрытие элементов конструкций и т.п.
Вся исполнительная документация может храниться в бумажном или электронном виде. Если во время ремонта хозяин квартиры захочет провести перепланировку помещений, ему необходимо будет получить соответствующее разрешение. В случае отсутствия такового уже выполненные работы могу быть признаны в дальнейшем незаконными.
Как вы знаете, организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Основанием для ведения такого учета являются . Первичными документами являются оправдательные документы, с помощью которых оформляются хозяйственные операции, проводимые организацией
, что установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н утверждено Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 (далее - ПБУ 6/01), устанавливающее правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации.
В 2003 г. Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств (далее - Методические указания N 91н), которыми также должны руководствоваться организации.
Именно п. 7 Методических указаний N 91н определено, что все операции по движению основных средств должны оформляться первичными учетными документами.
В качестве первичных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Унифицированные формы предназначены для использования юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение сделано для кредитных организаций и бюджетных учреждений.
Для оформления и учета приема-передачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации Постановлением N 7 утвержден Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3).
Но прежде чем рассматривать этот документ и порядок его заполнения, остановимся на основных положениях, касающихся восстановления основных средств.
Согласно п. 26 ПБУ 6/01 восстановление объекта основных средств может осуществляться путем ремонта, модернизации и реконструкции.
Затраты на ремонт основных средств согласно п. 67 Методических указаний N 91н отражаются в учете на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска материальных ценностей, начисления оплаты труда и других расходов.
В соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета объектов основных средств является инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер, который может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом.
При приеме основных средств данные об объектах вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б)
. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.
Как правило, в организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки группируются согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1. Названная Классификация может использоваться не только в целях налогообложения прибыли организаций, но и в целях бухгалтерского учета. Внутри разделов карточки группируются по месту эксплуатации объектов.
Согласно п. 68 Методических указаний N 91н в целях организации контроля своевременного получения объектов основных средств из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется перемещать в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении объекта из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.
Как вы знаете, стоимость основных средств, по которой они приняты к бухгалтерскому учету, изменению не подлежит, что установлено п. 41 Методических указаний N 91н. Но из данного правила есть исключение, и касается оно как раз восстановления основных средств.
Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, допускается, в частности, в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.
По завершении работ по реконструкции и модернизации основного средства затраты, произведенные организацией в процессе осуществления названных работ, могут либо увеличивать первоначальную стоимость объекта, либо учитываться обособленно на счете учета основных средств (счет 01 "Основные средства). Если принято решение учитывать затраты обособленно, то на сумму произведенных затрат открывается отдельная инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Если реконструкция или модернизация привела к улучшению первоначально принятых нормативных показателей функционирования основного средства, то организация пересматривает срок полезного использования по этому объекту, что допускает п. 60 Методических указаний N 91н. Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта основных средств к бухгалтерскому учету.
В соответствии с п. 71 Методических указаний N 91н приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации основных средств оформляется соответствующим актом.
Если объект основных средств состоит из нескольких частей, учитывающихся как отдельные инвентарные объекты и имеющих разный срок полезного использования, замена каждой такой части при восстановлении на основании п. 72 Методических указаний N 91н учитывается как выбытие и приобретение самостоятельного инвентарного объекта.
Ремонт, реконструкция и модернизация могут выполняться как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций. Если ремонт выполняется силами организации, то Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3) составляется в одном экземпляре
. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию или модернизацию.
Если ремонт, реконструкция и модернизация выполняются сторонней организацией, то следует составить два экземпляра акта формы N ОС-3. Первый экземпляр остается в организации, а второй передается организации - исполнителю работ по ремонту, реконструкции и модернизации.
После утверждения акта руководителем организации или уполномоченным им лицом акт передается в бухгалтерию, где на его основании данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Инвентарная карточка (форма N ОС-6) содержит разд. 5 "Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств" и разд. 6 "Затраты на ремонт". В разд. 5 отражаются вид операции (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация), документ, подтверждающий выполнение операции, с указанием его наименования, номера и даты, а также сумма затрат в рублях.
В разд. 6 формы N ОС-6 отражаются вид ремонта, документ, подтверждающий его осуществление, с указанием его наименования, номера и даты, а также сумма затрат организации на проведение ремонта.
Пунктом 40 Методических указаний N 91н установлено, что если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта основных средств принимается решение об увеличении первоначальной стоимости объекта, то данные в инвентарной карточке объекта корректируются. Если отражение корректировок в карточке вызывает затруднения, то взамен существующей карточки открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие достроенный, дооборудованный, реконструированный или модернизированный объект. В новой карточке сохраняется инвентарный номер, присвоенный объекту ранее.
Рассмотрим порядок заполнения акта формы N ОС-3.
Унифицированная форма N ОС-3 состоит из двух страниц.
На первой странице указывается код формы по ОКУД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, акту формы N ОС-3 соответствует код 0306002.
Далее следует указать наименование организации-заказчика, а также наименование структурного подразделения, в котором осуществляется ремонт, реконструкция, модернизация объекта основных средств. Также следует указать код организации по ОКПО, который был присвоен организации при регистрации территориальным органом государственной статистики.
В следующие строки формы вписывается наименование организации - исполнителя работ с указанием кода по ОКПО, если работы по ремонту, реконструкции, модернизации выполняются с привлечением сторонних организаций. Если же ремонт выполняется структурным подразделением самой организации, то указывается наименование этого подразделения.
Как правило, для выполнения ремонта сторонней организацией с ней заключается договор, одним из существенных условий которого является период проведения ремонта. В акте необходимо указать дату и номер заключенного договора, а также даты начала и окончания работ по договору.
Если ремонт выполняется силами структурного подразделения организации, то оформляется заказ на проведение работ, который должен иметь номер и дату, а также устанавливать срок проведения ремонтных работ.
Номер и дата договора (заказа), период ремонта с указанием его начала и окончания по договору (заказу) вписываются в специально отведенные для этого графы и строки формы N ОС-3.
По окончании ремонта в акте указывается фактический период выполнения работ по договору (заказу), который может и не совпадать с планируемым ранее сроком.
Каждый первичный учетный документ должен иметь номер и дату. Как правило, каждый вид документов нумеруется в хронологическом порядке с начала года. При ведении учета с помощью средств вычислительной техники номера документам присваиваются автоматически, что позволяет избежать их дублирования.
Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. Таким образом, акт по форме N ОС-3 должен быть составлен непосредственно в момент приемки-сдачи выполненных работ. Лица, составившие и подписавшие документ, должны обеспечить своевременное и качественное его оформление, а также достоверность содержащихся в нем данных.
Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным, с указанием даты утверждения документа.
На лицевой стороне формы N ОС-3 помещены два раздела.
Раздел 1 "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию".
В таблицу вписываются наименование объекта основных средств, его инвентарный номер, номер паспорта, а также заводской номер, если таковой имеется. Затем указывается восстановительная (остаточная) стоимость объекта основных средств (в рублях) и фактический срок эксплуатации объекта на начало ремонта.
Раздел 2 "Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств".
В таблицу вписывается наименование объекта основных средств, вид работы, которую следует произвести, затраты на демонтаж, если он требуется. Далее в графах 5 - 9 указывается стоимость выполненного объема работ по договору (заказу) и фактическая, отдельно указываются фактические затраты по транспортировке оборудования. Графа 10 "Примечание" предназначена для отражения иных существенных сведений.
Затем в таблице подводятся итоги, и в отдельной строке указывается стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации.
Оборотная сторона формы N ОС-3 содержит заключение комиссии. Заключение должно содержать сведения о том, все ли предусмотренные договором (заказом) работы выполнены.
Акт подписывается председателем комиссии, а также членами комиссии, осуществлявшими приемку основных средств. Комиссия назначается приказом руководителя организации и состоит из трех человек. В акте указываются должности членов и председателя комиссии и расшифровки их подписей.
Сторона, выполняющая ремонт, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств, также подписывает акт формы N ОС-3.
Оформленный надлежащим образом акт передается в бухгалтерию организации, где его подписывает главный бухгалтер.
Как вы знаете, с момента введения в действие части второй Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) организации, являющиеся налогоплательщиками налога на прибыль организаций, обязаны помимо бухгалтерского учета вести налоговый учет, то есть учет в целях исчисления налога на прибыль.
Статьей 313 НК РФ установлено, что по итогам каждого отчетного (налогового) периода налогоплательщики исчисляют налоговую базу на основе данных налогового учета. Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.
Подтверждением данных налогового учета являются
:
- первичные учетные документы, в том числе и справка бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.
Поскольку первичные бухгалтерские документы используются и в целях налогового учета, то их отсутствие может привести к спорам с налоговыми органами по вопросам правомерности включения в расходы тех или иных затрат, произведенных организацией, которые не подтверждены документально. Такие споры, как правило, решаются в судебном порядке. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 3 апреля 2008 г. N КА-А40/2475-08. В деле рассматривалось решение налогового органа о привлечении организации к ответственности за неправомерное занижение налоговой базы по налогу на прибыль в связи с тем, что к расходам отнесены затраты на ремонт основных средств, но по требованию налогового органа не представлены акты по форме N ОС-3.
Выше мы отмечали, что в бухгалтерском учете в результате реконструкции и модернизации основных средств может быть изменена их первоначальная стоимость. Аналогичные положения содержит и НК РФ. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения и по иным аналогичным основаниям.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 7 сентября 2007 г. по делу N А55-16781/06 сказано, что сумма, на которую изменяют первоначальную стоимость основных средств, вводимых после реконструкции, в целях налогообложения должна быть документально подтверждена в том числе и актом приемки законченных работ по форме N ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств".