Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, перед ней постоянно стоит задача покупки топлива, обоснования его использования и списания на расходы.
Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если они правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации.
Поэтому крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания, устанавливаемые Министерством транспорта Российской Федерации.
Рассмотрим, какие нормы по ГСМ актуальны на сегодняшний день, как они зависят от сезона, а также нюансы, которые могут возникнуть при обосновании их списания в неоднозначных случаях. Покажем на примере, как правильно произвести нормативный расчет списания ГСМ.
Понятие норматива ГСМ
Расход топлива на служебном автотранспорте не может происходить бесконтрольно и ненормированно, иначе не избежать перерасходов, а возможно, даже слива. Для контроля и учета количества ГСМ выведено понятие нормы расхода топлива – экономически обоснованного показателя, отражающего среднюю надобность в горючем (бензине, газе, солярке) для служебного автотранспорта различных разновидностей на определенный километраж.
Общепринятым и наиболее удобным является расчет расхода ГСМ на 100 км пробега.
Кто устанавливает нормы ГСМ
Министерство транспорта РФ дает рекомендации по нормированию топлива. Однако они оставались неизменными с 2015 года (последнее распоряжение Минтранса РФ относительно норм топлива № АМ-23-р датируется 14 июля 2015 года), что на сегодня не вполне отражает актуальную ситуацию.
Министерство финансов РФ сделало по этому поводу официальное разъяснение: в Письме от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48789 сообщается, что следование нормам, установленным Минтрансом – это право, а не обязанность предпринимателя. Налоговые органы не вправе настаивать на соблюдении именно этих показателей при списании ГСМ.
Нормы расхода и списания топлива, действующие для каждой конкретной компании, должны быть приняты, утверждены и зафиксированы во внутренней документации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для автотранспортных фирм, в отличие от других юридических лиц и предпринимателей, учет расходов на топливо по рекомендациям Минтранса обязателен.
Бухгалтерский учет нормативов ГСМ
При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:
- в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
- частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).
Для этого применяется счет 10 «Основные средства» с соответствующими субсчетами.
Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист , форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.
Зачем нужны показатели норм ГСМ
Цели учета нормативов топлива достаточно очевидны:
- контроль расходов организации на топливо для транспортных средств;
- профилактика перерасхода, слива и т.п.;
- ведение соответствующей отчетности;
- уточнение себестоимости перевозок;
- снижение налогооблагаемой базы;
- основание для расчета с сотрудниками, использующими для служебных целей личный автотранспорт.
От чего зависит величина показателя ГСМ
- вида транспорта (легковое авто, грузовик, фура, транспорт спецназначения и т.д.);
- конкретной марки авто;
- его пробега;
- срока, в течение которого автомобиль находится в эксплуатации;
- базового расхода ГСМ;
- некоторых установленных коэффициентов – сезонных, территориальных, дорожных, грузоподъемных и т.п.
Что утверждает Минтранс
Документ-распоряжение Минтранса, устанавливающее рекомендованные нормы, носит методический характер. В нем приведены базовые показатели расхода газа, солярки, бензина для конкретных марок транспортных средств, дифференцированных также по классам и моделям. С помощью этих таблиц можно удобно вести топливный учет.
Ниже приводятся нормы топлива по самым распространенным представителям служебного автопарка. Полное перечисление всех предусмотренных Минтрансом России автотранспортных средств (около 800 марок) с соответствующими нормативами расходов ГСМ можно скачать по ссылке ниже.
ФАЙЛЫ
Сезонные нюансы для ГСМ
Общеизвестно, что расход топлива зимой и летом существенно отличается. Для холодного времени года действует специальная надбавка по нормам ГСМ, действующая в интервале от 2 до 20%, в зависимости от региона РФ. Документ, предлагаемый к использованию Минтрансом РФ, регулирует этот вопрос в приложении № 2.
Расход топлива, подсчитываемый самостоятельно
Несмотря на то что организация вправе пользоваться нормами Минтранса, что иногда оказывается предпочтительнее, поскольку рекомендуется налоговиками, можно производить собственные расчеты, исходя из установленных внутренними актами нормативов ГСМ.
Упрощенный вариант предусматривает нахождение частного от количества потраченного топлива и пройденного километража (для установления процентного соотношения цифра умножается на 100). В результате получится показатель в «привычной» форме, отражающий необходимое количество ГСМ для 100 км пути на данном авто. Далее к ней можно при необходимости применить соответствующие коэффициенты.
Более сложная формула , применяемая для исчисления данного показателя, учитывает конкретную марку авто и установленный для нее топливный норматив (из таблицы Минтранса или внутренних актов самой организации). Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).
N расх. = 0,01 х N предусм. х (1 + х К х 0,01)
- N расх. – исчисляемая норма расхода ГСМ для произведения списания (измеряется в литрах);
- N предусм. – норматив, предусмотренный в документах организации или Распоряжением Минтранса РФ;
- S – километраж, пройденный данным авто;
- К – коэффициент, принимаемый во внимание при учете различных поправок.
Пример конкретного расчета
Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы). Поездка была произведена зимой, зимняя надбавка, установленная в ООО «Вольта», составляет 5%. Фирма использует для расчета показатели из таблицы Минтранса РФ.
Рассчитаем расход топлива для списания. По данным Распоряжения Минтранса, нормы расхода топлива для автомобиля данной марки, идущего без груза, составляет 9 л на 100 км пробега. Зимний коэффициент принимаем за 5. Других надбавок данная поездка на авто этой марки в приведенных условиях не предусматривает. Произведем исчисление по формуле: 0,01 х 9 х 650 (1 + 5 х 0,01) = 0,09 х 650 х 1,05 = 61,4 л.
Как видим, водитель служебного авто практически не превысил расхода бензина, требующегося по нормативу.
Для списания расходов на ГСМ необходимо учитывать утвержденные нормы расхода топлива. Таблицу с нормами расхода топлива на 2017 год (последняя редакция Минтранса РФ) вы можете скачать в этой статье.
Нормы расхода топлива нужны компаниям и предпринимателям, которые экплуатируют транспортные средства. Их применяют как в статистических целях, так и в экономических. Например, для подсчета себестоимости грузовых перевозок или транспортных услуг. Помимо этого, нормы применяют для расчета налога на прибыль.
Расходы на содержание автотранспорта и приобретение ГСМ относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Соответственно, такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль. Эти расходы не нормированы, предприятие вправе тратить на ГСМ столько, сколько этого требует производственный процесс. При этом в целях списания расходов на ГСМ удобно руководствоваться методическими рекомендациями и нормами Минтранса РФ.
Нормы расхода топлива на 2017 год в последней редакции
Нормы расхода топлива утверждены Минтрансом РФ в 2008 году — распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последняя редакция — от 14 июля 2015 № НА-80-р.
Нормы расхода топлива на 2017 год: распоряжение Минтранса РФ в последней редакции
Раньше расходы на топливо инспекторы требовали нормировать. Если компания соблюдала нормы Минтранса, претензий не возникало. Но потом Минфин признал, что нормировать расходы не требуется (письмо от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Зато появились претензии у налоговиков. Чтобы избежать этого, безопаснее придерживаться утвержденных показателей.
Актуальные нормы расходы топлива на 2017 год для всех видов транспортных средств можно посмотреть в распоряжении Минтранса РФ в последней редакции (ссылка выше).
Еще одна частая причина для претензий налоговиков — компенсация за использование автомобилей сотрудников. Нормы компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 тыс. куб. см — 1200 рублей, с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см — 1500 рублей. Нормы уже включают возмещение всех затрат: амортизацию, ремонт, бензин, масло, мойку.
Иногда компании сверх норм оплачивают бензин. Ведь устаревшие нормы покрывают максимум одну заправку автомобиля. Делать так рискованно. Чиновники запрещают списывать бензин (письмо Минфина России от 04.12.2015 № 03-03-06/70852). Поэтому налоговики наверняка снимут расходы.
Чтобы обезопасить расходы, составляйте максимально подробные путевые листы. В них должен быть подробный маршрут. Если его нет, защитить расходы удается только в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Кстати, движение автомобилей можно отслеживать с помощью gps-навигаторов или системы ГЛОНАСС. Распечатанная информация о маршрутах подтвердит расходы (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
По личным автомобилям сотрудников тоже можно списать расходы на бензин. Для этого с работником заключают договор аренды автомобиля (письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
Утверждение норм расхода топлива в 2017 году
По НК РФ, расходы в целях расчета налога на прибыль должны быть оправданными. Организация может установить свои нормы расхода топлива, которые могут отличаться от тех, которые были утверждены Минтрансом. Однако, если нормы будут сильно отличаться от рекомендованных, это может привести к спорам с налоговой инспекцией. Инспекторы могут признать расходы экономически необоснованными и доначислить налог на прибыль.
При разработке и утверждении в организации приказа о нормах расхода топлива стоит придерживаться рекомендаций ведомства. Однако при этом можно повышать нормы в зависимости от различных факторов. Например, с учетом сезона эксплуатации автомобиля (летнее и зимнее время), численности населения в городе эксплуатации транспорта и возраста транспортных средств. Минтранс разрешает повышать нормы расхода по автомобилям, которые эксплуатируются более 5 лет.
Приказ можно не переутверждать каждый сезон. Проще сразу же указать в документе летние и зимние нормы расхода ГСМ с переодами их действия. Дополнять приказ нужно в таком случае только при обновлении транспортного парка и приобретении новых автомобилей.
Образцы смотрите ниже.
Образец приказа для служебного автотранспорта
Бланк приказа об утверждении норм расхода ГСМ для служебного автотранспорта
Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ в 2017 году
об утверждении норм расхода ГСМ
На период с 1 мая по 31 октября 2017 года приказываю утвердить норму расхода бензина АИ-92 для автомобиля ВАЗ-2109, регистрационный знак К 406 КН 97, в размере 8,2 литра на 100 километров пробега.
Основание – акт о проведении контрольного заезда автомобиля ВАЗ‑2109, согласно которому при фиксированном пробеге в 100 километров фактический расход топлива составил 8,2 литра.
Генеральный директор ________Стеклов____________ В.В. Стеклов
Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов (надбавок) к нормам
Бланк приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов (надбавок)
Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов (надбавок)
При разработке приказа предприятие можно применять повышающие коэффициенты. Если предприятие расположено в городе с численностью населения свыше 5 млн человек, норму расхода ГСМ можно увеличить на 35%. В городах с численностью населения от 1 до 5 млн человек, норму можно увеличить на 25% и т.д.
Расход топлива также можно менять в зависимости от сезона эксплуатации. Надбавки к нормам действуют с разных месяцев в зависимости от региона. К примеру, в Москве с 1 ноября можно списывать на 10 % больше топлива, чем летом.
Минфин разрешает не нормировать расходы на бензин (письмо от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097). Компания вправе списывать топливо по факту. Кроме того, можно установить в приказе собственные ограничения. Причем повысить свои нормы компания вправе даже с октября, если погода резко испортилась.
Общество с ограниченной ответственностью Персона
об утверждении норм расхода ГСМ
г. Москва 27.05.2017
1. Базовую норму расхода топлива на легковые служебные автомобили согласно разделу 2 распоряжения Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
2. Поправочные коэффициенты (надбавки), учитывающие местные условия эксплуатации легковых служебных автомобилей (на основании раздела 1 распоряжения Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):
– надбавку за работу в городе с населением свыше 5 млн человек – 35 процентов;
– надбавку за работу в городе с населением от 1 до 5 млн человек – 25 процентов;
– надбавку за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;
– надбавку за работу в городе с населением от 100 тыс. до 250 тыс. человек – 10 процентов;
– надбавку за работу в городе с населением до 100 тыс. человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) – 5 процентов;
– надбавку для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет, с общим пробегом более 100 000 км – 5 процентов;
– надбавку для автомобилей, находящихся в эксплуатации более восьми лет, с общим пробегом более 150 000 км – 10 процентов;
– надбавку за использование кондиционера в автомобиле – 7 процентов.
Приказ заверяет подписью руководство предприятия и с его текста знакомят всех водителей, которые работают на предприятии.
Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля.
А в-третьих — нормы, утвержденные .
Порядок списания ГСМ
Для упрощенной системы налогообложения стоимость приобретенных ГСМ списывается в расходы на день их оплаты поставщику.
Для общей системы налогообложения стоимость всех ГСМ, израсходованных за месяц, включается в расходы на последнее число месяца.
Расход ГСМ в 2017 году
Расход горюче-смазочных материалов утверждены в рекомендациях Минтранса РФ.
Существуют повышающие коэффициенты для использования транспорта в зимнее время года. Размеры коэффициентов в зависимости от региона могут достигать 20% от нормы:
- Москва, Брянская область, Республика Татарстан - 10%;
- Кировская область - 12 %;
- Оренбургская область - 15 %;
- для Республики Саха - 20 %.
Также расход ГСМ зависит от количества человек, проживающих в городе, в котором зарегистрирован автомобиль. Приведем примеры некоторых норм в зависимости от численности населения:
- до 100 тыс. чел. - 5 %;
- от 100 до 250 тыс. чел. - 10%;
- от 250 тыс. чел. до 1 млн. чел. - 15 %;
- от 1 до 5 млн. чел. - 25%;
- свыше 5 млн. чел. - 35%.
Еще один критерий, увеличивающий норму расхода ГСМ - возраст и пробег автомобиля. Чем они выше - тем выше повышающий коэффициент:
- для авто свыше 5 лет в эксплуатации или пробегом больше 100 тыс. км. - 5 %;
- для авто свыше 8 лет в эксплуатации или пробегом больше 150 тыс. км. - 10 %.
Расчет норм ГСМ
Для легковых автомобилей норма расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),
где Qн - нормативный расход топлива в литрах;
Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля в л/100 км;
S - пробег автомобиля в км;
D - коэффициент (надбавка или снижение) к норме, в %.
Расход ГСМ для некоторых транспортных средств на 2016 год приведены в таблице:
ГСМ |
Норма |
|---|---|
|
Реагенты, обеспечивающие надежность работы автомобиля |
5 % - для Евро-4; 6% - для Евро-5; 7% - для Евро-6 |
|
Сжиженные газы (пропан) |
1,22 +/- 0,10 л СНГ к 1 л бензина - для авто, работающих на СУГ; 1 +/- 0,1 куб. м СПГ (КПГ) - для авто, работающих на КПГ; до 2,64 л/100 км- для автомобилей, работающих на СУГ (при установке фургонов); до 2 куб. м/100 км - для автомобилей, работающих на КПГ. |
|
Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов - до 2.л. /100 км |
|
|
Дизельное топливо |
Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов - до 1,3.л. /100 км |
Как рассчитать нормы по ГСМ
В ООО «Нева» на балансе числится легковой автомобиль Лада Granta Лифтбек, зарегистрированный в городе Оренбургской области с населением 1 млн. человек.
Пробег в зимнее время составил 200 км. Расход компания определяет согласно рекомендациям Минтранса РФ.
Норма расхода топлива для легкового автомобиля Лада Granta Лифтбек составляет: Hs = 8,2 л/100 км.
Надбавка за работу в городе с населением 1 млн. чел. (D) составляет 15%, а за работу в зимнее время D = 15%.
Нормативный расход топлива будет равен:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 8,2 x 180 x (1 + 0,01 x (15 +15)) = 19,2 л.
Нормирование расходов на ГСМ
В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».
- См. также нормы расходов на ГСМ
Поэтому нормировать или нет затраты на ГСМ, фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля. А в-третьих — нормы, утвержденны . Последние обязательны лишь для автотранспортных фирм. Обычные же компании и предприниматели могут использовать их по желанию.
Документы для учета ГСМ при УСН
Какой автомобиль используется |
Основание для списания расходов |
|---|---|
|
Автомобиль, принадлежащий организации |
Стоимость ГСМ учитывается при «упрощенке» по статье «расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
|
Автомобиль, принадлежащий индивидуальному предпринимателю |
Бизнесмены могут использовать личные автомобили в своей предпринимательской деятельности, законодательством это не запрещено. При этом возникающие расходы можно списать при упрощенной системе налогообложения. Стоимость ГСМ можно отразить как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для подтверждения этих расходов нужны накладные, чеки, квитанции и путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на техническое обслуживание автомобилей относятся к материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Особых условий для списания подобных расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ нет. Достаточно оплаты. Что же касается ремонтных расходов на автомобили, то их можно учесть в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причем также сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если автомобили используются в производственной деятельности, то затраты как на их обслуживание, так и на ремонт будут обоснованными |
|
Машина, арендованная у сотрудника |
ГСМ при аренде автомобиля можно списать на расходы в качестве либо материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо затрат на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт фирма могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Кроме того, в расходах можно учитывать и выплачиваемую арендную плату сотруднику (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Индивидуальный предприниматель не вправе заключить сам с собой договор на аренду транспортного средства, поскольку это влечет за собой прекращение обязательства (ст. 413 ГК РФ) |
|
Личная машина сотрудника, используемая им в служебных целях |
В этой ситуации стоимость ГСМ нельзя учесть как отдельную статью расходов. Учитывается лишь общая сумма выплаченной компенсации сотруднику, причем в пределах норм (подп. 12 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Это прописано в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и т. п. (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Поэтому вы можете утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при упрощенной системе сможете лишь установленную норму. Более того, надо принимать во внимание тот факт, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз. Это специалисты Минфина России уточнили в своем письме от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 |
Учет стоимость ГСМ при УСН
Документ |
Для чего нужен |
Как оформлять |
|---|---|---|
|
Путевой лист |
Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца |
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля |
|
Накладные, чеки АЗС, выписки со счета |
Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены |
Перечень документов, которые «упрощенцу» выпишет продавец ГСМ, зависит от того, как приобретают топливо. Если водитель расплачивается на АЗС наличными, то ему выдадут кассовый чек. Безналичные покупки по топливным картам подтвердят отчеты продавца, выписки со счета и ежемесячная накладная |
|
Авансовый отчет |
Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате |
Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет |
|
Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ |
Документ понадобится, чтобы установить, каким способом «упрощенец» определяет размер расходов по ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН |
Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме. Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист |
Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН
Вопрос |
Ответ |
|---|---|
|
Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме |
Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять |
Какие нормы выбрать на зиму
Переход на зимние нормы расхода ГСМ начните с решения, какие нормы – свои или официальные – будет применять компания. При расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но есть рекомендательные нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). В рекомендованных нормах предусмотрены проценты, на которые можно увеличить в зимний период стандартные летние нормативы. Нормативы на зиму зависят от региона России. Проценты можно увидеть в наглядной таблице ниже.
Значение зимних надбавок к нормам расхода топлив по регионам России
| № пп | Регионы России (по федеральным округам) | Количество месяцев и срок действия зимних надбавок | Предельная величина зимних надбавок не более, % |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| I. Центральный | |||
| 1 | Москва |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
| 2 | Белгородская обл. |
4.0 15.XL..15.III |
7 |
| 3 | Брянская обл. |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
| 4 | Владимирская обл. |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
| 5 | Воронежская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 6 | Ивановская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 7 | Калужская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 8 | Костромская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 9 | Курская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 10 | Липецкая обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 11 | Московская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 12 | Орловская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 13 | Рязанская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 14 | Смоленская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 15 | Тамбовская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 16 | Тверская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 17 | Тульская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 18 | Ярославская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| II. Северо-Западный | |||
| 19 | Санкт-Петербург |
5.0 01.XI..31.III1 |
10 |
| 20 | Республика Карелия |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| 21 |
Республика Коми г.Воркута с прилегающим административным районом |
6.0 01.XI...30.IV 6.5 15.X…30.IV |
15 |
| 22 |
Архангельская обл. (без Ненецкого автономного округа) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
| 23 | Вологодская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 24 | Калининградская обл. |
4.0 15.XL..15.III |
7 |
| 25 | Ленинградская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 26 | Мурманская обл. |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
| 27 | Новгородская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 28 | Псковская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 29 | Ненецкий автономный округ |
6.0 15.X...15.IV |
18 |
| III. Северо-Кавказский | |||
| 30 | Республика Адыгея |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 31 | Республика Дагестан |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 32 | Республика Ингушетия |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 33 | Чеченская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 34 | Кабардино-Балкарская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 35 | Республика Калмыкия |
5.0 15.X...15.III |
10 |
| 36 | Карачаево-Черкесская Республика |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 37 | Республика Северная Осетия - Алания |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 38 | Краснодарский край |
3.0 01.XII... 1.III |
5 |
| 39 | Ставропольский край |
3.5 01.XII..15.III |
5 |
| 40 | Астраханская обл. |
5.0 15.X...15.III |
10 |
| 41 | Волгоградская обл. |
5.0 15.X...15.III |
10 |
| 42 | Ростовская обл. |
4.0 15.XI..15.III |
7 |
| IV. Приволжский | |||
| 43 | Республика Башкортостан |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| 44 | Республика Марий Эл |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
| 45 | Республика Мордовия |
5.0 01.XI..31.III |
10 |
| 46 | Республика Татарстан |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 47 | Удмуртская Республика |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 48 | Чувашская Республика |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 49 | Кировская обл. |
5.5 15.X...31.III |
12 |
| 50 | Нижегородская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 51 | Оренбургская обл. |
6.0 15.X...15.IV |
15 |
| 52 | Пензенская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 53 | Пермская обл. (без Коми-Пермяцкого автономного округа) |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
| 54 | Самарская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 55 | Саратовская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 56 | Ульяновская обл. |
5.0 01.XI...31.III |
10 |
| 57 | Коми-Пермяцкий автономный округ |
6.0 15.X...15.IV |
18 |
| V. Уральский | |||
| 58 | Курганская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
| 59 | Свердловская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
| 60 | Тюменская обл. (без Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов) |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| 61 | Челябинская обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
10 |
| 62 | Ханты-Мансийский автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
| 63 | Ямало-Ненецкий автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
| VI. Сибирский | |||
| 64 | Республика Алтай |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
| 65 | Республика Бурятия |
6.0 01.ХI... З0V |
18 |
| 66 | Республика Тува |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| 67 | Республика Хакасия |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| 68 | Алтайский край |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
| 69 | Красноярский край (без Таймырского и Эвенкийского автономных округов) |
5.5 01.XI...15.IV |
15 |
| 70 | Иркутская обл. (без Усть-Ордынского Бурятского автономного округа) |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| 71 | Кемеровская обл. |
6.0 01.ХI...30.IV |
15 |
| 72 | Новосибирская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
| 73 | Омская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
| 74 | Томская обл. |
5.5 01.XI... 15.IV |
12 |
| 75 | Читинская обл. (без Агинского Бурятского автономного округа) |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| 76 | Таймырский автономный округ |
7.0 15.X...15.V |
18 |
| 77 | Усть-Ордынский Бурятский автономный округ |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| 78 | Эвенкийский автономный округ |
7.0 15.X....15.V |
18 |
| 79 | Агинский Бурятский автономный округ |
6.0 01.ХI...30.IV |
18 |
| VII. Дальневосточный | |||
| 80 | Республика Саха (Якутия) (без Чукотского автономного округа) |
7.0 15.X...15.V |
20 |
| 81 | Приморский край |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| 82 | Хабаровский край |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| Охотский район |
6.5 15.X...30.IV |
18 | |
| 83 | Амурская обл. |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
| 84 | Камчатская обл. (без Корякского автономного округа) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
| 85 | Магаданская обл. |
6.5 15.X...30.IV |
18 |
| 86 | Сахалинская обл.- южная часть |
5.0 15.XI...15.IV |
12 |
| Сахалинская обл. - северная часть (выше 50° сев. широты) |
6.0 01.XI...30.IV |
15 | |
| 87 | Еврейская автономная обл. |
5.5 01.XI...15.IV |
12 |
| 88 | Корякский автономный округ |
6.0 01.XI...30.IV |
15 |
| 89 | Чукотский автономный округ |
6.5 15.X...30.IV |
20 |
| 90 | Острова Северного Ледовитого океана и морей |
7.0 01.XI...31.V |
20 |
| 91 | Крымский |
4.0 01.ХI..01.III |
5 |
Но применять официальные нормативы не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если компания решила установить свои нормы, то лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Образец приказа о нормах ГСМ смотрите ниже.
Реквизиты приказа о зимних нормах
В приказе о зимних нормах надо сказать, с какого числа компания их применяет. В приказе надо детально расписать информацию об автомобиле, для которого компания устанавливает новую норму. Напишите марку машины, ее модификацию, государственный регистрационный знак. Тогда меньше риска запутаться и завысить расходы в налоговом учете.
Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других - свои. Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные.
В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением зимних норм. Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника. Также сообщите работнику бухгалтерии, который отвечает за учет расходов на ГСМ, что компания осуществила переход на зимние нормы расхода ГСМ.
Недавние изменения по нормам ГСМ
В 2015 году Минтранс пересмотрел свои нормативы (распоряжение от 14 июля 2015 г. № НА-80-р). В частности, увеличились надбавки для крупных городов и повысились коэффициенты для технологического транспорта, включая тот, что используют внутри компании. Например, к таким машинам относятся погрузчики, тракторы, краны.
Минтранс повысил коэффициенты для городов-миллионников. Теперь максимальный размер надбавки увеличился с 25 до 35 процентов. И действует это значение для машин, которые используют в городах с населением свыше 5 млн человек. В городах с численностью от 1 до 5 млн человек можно увеличивать норму списания ГСМ на 25 процентов.
По новым правилам повышающие коэффициенты можно применять не только для городов и крупных населенных пунктов, как раньше, но и для любых других населенных пунктов (п. 5 Методических рекомендаций, утв. распоряжением № АМ-23-р). Например, небольших поселков, деревень и сел и т. д. Компании, которые используют автомобили на территории таких населенных пунктов, тоже вправе увеличить нормы расхода топлива на 5 процентов. Единственное условие для применения этой надбавки - наличие регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения.
Чтобы упростить порядок списания ГСМ Минтранс РФ традиционно установил нормы расхода топлива на 2018 г. Также последняя редакция действующего в РФ распоряжения № АМ-23-р, регулирующего данный вопрос, получила ряд дополнений, уточнений для легковых, грузовых автомобилей об этом свидетельствует сводная таблица документа.
Нормы расхода топлива на 2018 год — последняя редакция закона
Основным российским юридическим актом, регулирующим почти все нормы расхода топлива на 2018 год, является распоряжение № АМ-23-р, его издал Минтранс в 2008 г. Чтобы нормы соответствовали для легковых, грузовых автомобилей или для любого трактора реальным значениям Минтранс постоянно уточняет показатели расхода, также ежегодно вносятся новые модели авто. Например, с 2017 г. таблица дополнена такими моделями, как Lada Granta 219020 1,6, Honda Accord IX 2,4, Toyota RAV4 2,0 2W.
Нормы расхода топлива на 2018 год — Минтранс РФ в последней редакции
Российский Минтранс хотя регулярно пересматривает содержимое распоряжения о том, как расходуется горюче-смазочный материал на автомобильном транспорте, указывает, что все указанные нормы расхода топлива, которые содержит последняя редакция (ее сводная ) документа не являются обязательным к применению, об этом свидетельствует и официальный сайт министерства. То есть любая организация вправе устанавливать свои нормы, для этого нужен только внутренний приказ по предприятию. В любом из случаев для учета топлива в расходах нужны будут документы, подтверждающие покупку, ними могут быть:
- отчет эмитента карты;
- имеющиеся чеки ККТ;
- корешки талонов.
Подойдет любая другая профильная отчетная документация, действующая в РФ. Также понадобится документ подтверждающий, что автомобильный транспорт использовался в нуждах организации. Им может быть:
- путевые листы — их форма может быть любой (типовой, разработанной самостоятельно);
- отчеты из систем расхода топлива и контроля пробега, они должны быть распечатаны, подписаны;
Расходование топлива может подтвердить соответствующая бухгалтерская справка.
Как провести расчет нормы расхода топлива
Все нормы топлива, которые содержит являются только базовыми и составляются на основании мощности двигателя, количества поршней. Также Минтранс указал, что базовый показатель может дополняться рядом значений, адаптирующих расход для конкретных условий, то есть делающих его реальными. Например, согласно распоряжения, выполняя расчет расходования зимой нужно добавлять 5-20% к показателю, который содержит таблица. Последняя редакция профильного документа указывает почему данный коэффициент различный — на юге автомобиль зимой из-за более мягких климатических условий потребляет всего на 5% больше ГСМ, чем летом, а на севере (к примеру, в Республике Саха) на 20%. Это касается легковых и грузовых автомобилей.
Расчет используемого ГСМ зависит и от размера населенного пункта. Например, когда в городе живет до 100 тыс. чел., то в организации могут использовать еще один повышательный коэффициент — 5%, в более крупных населенных пунктах он больше. Так с 2017 г. таблица для легковых, грузовых автомобилей указывает, что в городах, чье население превышает 5 млн чел, следует использовать коэффициент в 35%.
Последняя редакция распоряжения свидетельствует, что возраст, который имеет машина важный аспект для расходования бензина, дизеля. Поэтому, когда выполняется расчет для легковых, грузовых автомобилей, то при его возрасте в 5 и более лет используется повышательный коэффициент в 5%, если машина имеет от 8 лет, то коэффициент будет в 10%.
Нормы расхода топлива на 2018 год для транспортных средств в таблице
Поскольку в РФ используются более 800 марок авто, то достаточно обширная и позволяет выполнять расчет во многих случаях. Но все же, случаи, когда используемая марка отсутствует, в данной ситуации выйти из положения просто — можно использовать значения, указанные заводом изготовителем, также позволено утверждать свои нормативы.
Нормы расхода топлива на легковые автомобили
- для вазовской четверки — 8,5 л;
- 7,7 л использует ВАЗ-21099.
Таблица содержит и ряд наименований иномарок, так популярная Ауди А6 должна использовать 13 л.